Nhiều doanh nghiệp và chủ shop vẫn loay hoay tìm giải pháp quản lý hàng tồn kho và công việc bán hàng một cách linh động và nhanh chóng. Mặc dù có ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho nhưng nhiều phần mềm vẫn khó khăn khi truy xuất cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Hoặc chủ shop có thể gặp khó khăn trong việc cài đặt phần mềm. Cùng tháo gỡ vấn đề này với Kinh Doanh Việt nhé.
Ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho là gì?
Theo truyền thống, các cửa hàng kinh doanh ở Việt Nam chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách. Việc ghi chép sổ sách bằng thủ công rất vất vả, tiêu tốn khá nhiều thời gian và dẫn đến nhiều sai sót hay mất mát sổ sách. Quan trọng hơn là hoạt động của cửa hàng không thể đi vào quy trình do việc quản lý số lượng hàng hóa tồn trong kho, số lượng hàng bán ra, nhập vào, thống kê doanh thu,… hoàn toàn theo “trí nhớ”. Nên việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho là rất cần thiết.
Mã vạch là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dạng mã vạch để thiết bị có thể đọc được.
Ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng
Với cách tạo mã vạch như trên để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:
Phương án 1: Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
Phương án 2: Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.
Hầu hết các nhà cung cấp, hoặc đơn vị sản xuất hiện nay đều dán mã vạch theo cách một. Điều này nảy sinh sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá khổng lồ. Nắm bắt được khó khăn đó, DKT cho ra đời sản phẩm Kinh Doanh Việt – phần mềm quản lý bán hàng với tính năng quản lý kho bằng giải pháp mã vạch.
Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch sản phẩm với Kinh Doanh Việt
Khi quản lý kho hàng có hai trường hợp thường xuyên xảy ra: sản phẩm đã có mã vạch và sản phẩm chưa có mã vạch. Với sản phẩm chưa có mã vạch, chủ shop có thể tự tạo mã vạch phù hợp và sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm do Kinh Doanh Việt hỗ trợ. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng hoặc xếp lên giá kệ.
Quy trình nhập kho bằng ứng dụng quản lý mã vạch
Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.
Quy trình xuất kho bằng ứng dụng quản lý mã vạch
Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính. Việc ứng dụng quản lý mã vạch, dùng máy tít mã trong bán hàng sẽ thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Giải pháp này mang đến sự đột phá trong việc mua và bán. Việc tít mã hộ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, chủ shop quản lý doanh số tốt hơn, các quyết định xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định chỉ trong 1 cú click chuột.
Quản lý kho bằng ứng dụng kiểm tra mã vạch vô cùng tiện lợi
Quy trình kiểm kho bằng ứng dụng quản lý mã vạch
Trước nay, quy trình kiểm kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm, điền chỉ số vào bảng excel hoặc sổ sách. Vậy là mỗi lần kiểm kê kho mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng con số cũng không chính xác. Khi sử dụng phần mềm Kinh Doanh Việt và quản lý kho bằng ứng dụng quản lý mã vạch, công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.
Lợi ích của việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho
Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ
