Quản lý hàng tồn kho là một phần rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khi các sản phẩm được mua vào và bán ra, chúng sẽ tạo ra doanh thu cần thiết để bạn có thể tiếp tục duy trì sự sống còn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một vấn đề phức tạp hơn những gì chúng ta nghĩ.
Nguyên nhân là vì doanh số hàng bán ra không phải là yếu tố duy nhất ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh. Chi phí quản lý hàng tồn kho cũng là vấn đề vô cùng quan trọng, và bạn hoàn toàn có thể mắc những sai lầm nghiêm trọng
Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp mà bạn cần tránh:
1. Không đo lường kết quả hoạt động
Bạn có nhận ra được những khó khăn ngày càng lớn lên song hành với hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp của mình? Làm thế nào để bạn có thể giải quyết những vấn đề khi bạn không có những tiêu chuẩn nhất định để đánh giá?
Khởi đầu tốt nhất cho bạn là bắt tay vào kiểm soát những thông tin về tỉ lệ đơn hàng thực hiện (tỉ lệ đơn hàng thực sự được lấy ra trong khoảng thời gian cho trước) và vòng quay hàng tồn kho (số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ) của tất cả các sản phẩm. Đây là hai chỉ số mà nhà quản lý sản phẩm cần nắm bắt và làm chủ.
Điều quan trọng là theo dõi tỉ lệ đơn hàng thực hiện hàng ngày. Tuy nhiên, việc đo lường tần suất vòng quay hàng tồn kho lại phụ thuộc vào doanh số bán hàng và chu kỳ sản xuất . Bất kể cửa hàng đang hoạt động tốt thì các nhà quản lý vẫn cần theo dõi, kiểm soát và đưa ra những phương án cải thiện những chỉ số này.
Đọc thêm bài viết về Bí quyết để bạn quản lý kho hàng đơn giản mà hiệu quả
2. Nhân viên không được đào tạo quản lý hàng tồn kho
Hệ thống kho hàng không thể ngừng vì bất cứ lý do gì nhưng để quản lý hàng tồn kho hiệu quả chính xác, bạn cần có nhân viên quản lí kho có khả năng thực hiện tốt công việc. Khi bạn thực hiện các bước để triển khai hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tốt, hãy xem xét cách giải pháp về nguồn nhân lực sau để tránh những sai phạm trong dùng người:
✔ Thuê nhân sự phù hợp: Nếu bạn không có người quản lý kho chuyên nghiệp, hay những người có kiến thức nền vững chắc về quản lý hàng tồn kho thì cửa hàng của bạn có thể tiêu tốn nhiều tiền với việc quản lý kho hàng.
✔Người giữ trách nhiệm quản lý hàng tồn kho: Bạn có bất kỳ ý tưởng nào về người phụ trách hàng tồn kho? Điều quan trọng đó phải là một người đáng tin cậy hoặc những trợ thủ đắc lực hỗ trợ cho các mục tiêu chiến lược của bạn. Nếu không có được một hậu phương vững chắc và đáng tin, những mục tiêu của bạn không bao giờ được hoàn thiện.
✔Tập trung đào tạo ngay từ đầu: Nhiều đơn vị cung cấp phần mềm và phương pháp quản lý hàng tồn kho sẽ tiến hành đào tạo tại chỗ cho nhân viên của bạn. Những buổi đào tạo này được sẽ được thiết kế phù hợp với từng doanh nghiệp và tất cả mọi người trong doanh nghiệp cần nắm vững những kiến thức này ngày từ đầu.
Đọc thêm bài viết về 5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng (P1)
3. Không lên kế hoạch và dự tính từ trước
Theo báo cáo State of Small Business Report năm 2015, 56% các doanh nghiệp nhỏ tham gia khảo sát đều mong muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Bạn có thể nằm trong số đó. Tuy nhiên, bạn không thể nâng cao dịch vụ khách hàng nếu bạn vẫn đang xem xét các báo cáo back-order (Các đơn hàng vẫn chưa được giao đi vì lý do chậm trễ) và tìm cách “chắp vá” những sai phạm thay vì đầu tư vào một giải pháp lâu dài.
Có thể chính bản thân bạn cũng không nắm rõ được các yếu tố quan trọng, chẳng hạn như hàng tồn kho bạn đang có ở bất kỳ thời điểm nào. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến nhân viên của bạn, và nếu cả bạn và nhân viên không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, họ sẽ nhanh chóng tìm cửa hàng khác. Hoạt động kinh doanh của bạn chắc chắn sẽ đi xuống nếu bạn không chủ động lên kế hoạch cho tương lai.
Việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động sẽ cung cấp số liệu thực tế, vì vậy bạn có thể biết được chính xác trong kho có cái gì và diễn biến ra sao đến tận thời điểm bạn tải báo cáo xuống. Với khả năng truy cập dữ liệu chính xác, liên tục, bạn sẽ biết khách hàng cần gì và điều gì sẽ mang lại sự hài lòng cho họ. Và chắc chắn, bạn sẽ vui mừng khi doanh thu bán hàng tăng lên và hàng thì sẽ không bị xếp xó trong kho.
4. Không tự động hóa
Nếu bạn đang áp dụng quản lý hàng tồn kho trong excel hoặc các quy trình thủ công khác , bạn đang lãng phí thời gian và tiền bạc kiểm tra và sửa từng lỗi một. Đây chính là cơ hội để sai lầm xuất hiện: Các nghiên cứu cho thấy rằng ngay cả khi một nhà khai thác dữ liệu chuyên nghiệp cũng có thể tạo ra một lỗi trong 300 ký tự mà họ nhập vào. Và những sai phạm nhỏ có thể dẫn tới sự đau đầu nếu số liệu trong kho của bạn gồm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm.
Hơn nữa, bảng dữ liệu Excel hay các quy trình thủ công khác khó có thể nhập được số liệu theo thời gian thực hoặc cho phép nhiều người truy cập cùng một lúc. Thay vào đó, một hệ thống tự động lại có thể cho phép nhiều nhân viên đăng nhập theo dõi các mặt hàng ở các vị trí khác nhau và cho cái nhìn tổng quát về tình hình vận chuyển, đơn hàng của những mặt hàng khác nhau.
5. Kiểm kê thiếu khoa học
Bạn cần ngừng hoạt động kho hàng trong nhiều ngày để kiểm kê các mặt hàng và chắc chắn rằng chúng khớp với dữ liệu trên phần mềm? Đó là một tư duy lạc hậu, tốn kém và không cần thiết.
Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể kiểm tra mức độ hàng tồn kho mỗi ngày một ít kết hợp với quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống kiểm tra mã vạch. Và thế là, bạn chỉ cần quẹt mã vạch cũng có thể biết dữ liệu chính xác trong kho.
Chúc các bạn quản lý hàng tồn kho của mình một cách đầy hiệu quả.
Sử dụng công cụ quản lý hàng hóa miễn phí Kinh Doanh Việt
