Mỗi một cửa hàng kinh doanh hay một doanh nghiệp sản xuất đều xây dựng cho mình một kho hàng để quản lý hàng hóa. Nhưng quản lý như thế nào cho hiệu quả thì không phải người kinh doanh nào cũng biết. Đã có nhiều người đặt ra câu hỏi với chúng tôi để quá trình quản lý hàng của họ tốt hơn, và các vấn đề mà họ gặp đa số là do số lượng hàng hóa đa dạng và nhiều chủng loại, hoặc các hàng hóa kích cỡ bé trộn chung với hàng hóa kích cỡ lớn hơn. Quản lý kho là cả quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và lâu dài. Sau đây chúng tôi xin đưa ra các gợi ý để bạn có được cho mình phương pháp tốt nhất:
1. Quản lý kho là quá trình khoa học và tỉ mỉ.
Dù bạn có một cửa hàng lớn, một chuỗi các cửa hàng lớn nhỏ hay một cửa hàng vừa đủ kinh doanh, nhưng chắc chắn rằng số lượng hàng hóa của bạn rất đa dạng và phong phú; đó là màu sắc hàng hóa, chủng loại và kích cỡ. Hãy phân chia khoa học và dễ dàng lấy ra. Vĩ dụ hãy quản lý theo kệ hàng, mỗi kệ hàng có các tầng khác nhau và mỗi tầng hãy chia ra các ô khác nhau. Sự sắp xếp trong kho hàng cũng giống như sự sắp xếp của bạn ở cửa hàng bán của bạn; kho hàng càng gọn bao nhiêu, càng khoa học bao nhiêu thì càng dễ quản lý kho bấy nhiêu và thuận tiện trong quá trình lấy hàng.
Sau đó với mỗi hàng trong kệ hãy để một loại hàng hóa khác nhau, mỗi ô của hàng sẽ là các size, màu sắc, chủng loại khác nhau của hàng hóa đó, tùy thuộc vào sự đa dạng của nó, và cuối cùng hay đánh số hoặc dán nội dung trên kệ vỡi mỗi chỗ để hàng. Hãy tưởng tượng đó giống như mô hình cây bạn đã từng học. Điều đó thuận tiện rất nhiều cho bạn xuất hoặc nhập hàng hóa thêm về kho.
Quản lý kho không đơn giản là nơi chứa hàng hóa. Hãy nghĩ xem 1 ngày bạn bước vào kho lấy hàng nhưng đó lại là một mớ hỗn độn thì thứ bạn muốn lấy cũng tìm không thấy.
2. Cập nhập dữ liệu hàng hóa trong kho thường xuyên và liên tục.
Quá trình bán hàng diễn ra thường xuyên vì thế lượng hàng hóa thay đổi từng ngày, bạn xuất kho, nhập kho mỗi ngày. Để nắm vững sự thay đổi của hàng hóa trong kho hay ghi chép chi tiết và cẩn thận, càng chi tiết bao nhiêu thì việc quản lý kho của bạn càng đơn giản bấy nhiều. Chúng tôi tới không ít cửa hàng, và thấy sự lộn xộn của họ, số lượng nhân viên khá nhiều, nhưng quá trình bán hàng luôn xảy ra tình trạng hàng thừa không ai mua, hàng thiếu quá nhiều người cần. Đến khi kiểm kê lại thì thừa quá nhiều hàng hóa cần bán.
Sự ghi chép cẩn thận giúp bạn biết được hàng nào đang bán chạy, hàng nào trong kho đã hết để từ đó có kế hoạch nhập hàng cho hàng hóa và phương thức tiêu thụ hàng hóa còn tồn đọng lâu trong kho. Và tránh sự chồng chéo trong hoạt động bán hàng hay sản xuất, hãy đào tạo nhân viên quản lý kho riêng như thế hoạt động kinh doanh của bạn sẽ hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
3. Tích hợp hiệu quả giữa các bộ phận
Quản lý kho không phải chỉ có người phụ trách kho mới có trách nhiệm ghi chép, quản lý hàng hóa mà đó là sự kết hợp của bộ phận bán hàng, kế toán, nhà quản lý….Tùy vào số lượng nhân sự mà bạn có. Mỗi bộ phận đều có số liệu nhất định về hàng hóa như số hàng hóa đã bán, số hàng bán chạy, số hàng đã nhập, tổng số hàng hóa nhập – xuất trong tháng…. Sự chi tiết hóa phải được kết hợp hiệu quả các bộ phận để số liệu hàng là chính xác nhất.
Không có sự liên kết đó, số hàng hóa của bạn sẽ dễ bị thất thoát mà không rõ nguyên nhân, các báo cáo cuối tháng để tính lãi lỗ không đầy đủ, tốn thời gian và chi phí cho công tác kiểm tra lại.
4. Kiểm soát tốt các hàng hóa đang bán chạy và hàng hóa còn tồn đọng.
Điều này giúp tối ưu hiệu quả bán hàng của bạn, cũng như để quá trình quản lý kho hiệu quả hơn, hãy chú ý hơn đến các hàng hóa đang bán chạy và còn tồn, để kho hàng hóa của bạn không bị trống, nếu có hàng hóa còn tồn sẽ chiếm diện tích sang nhất kho đồ khác. Điều đó đôi khi bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn khi lấy nhầm hàng đó đưa cho khách.
Hơn nữa sự kiểm soát này sẽ giúp quá trình kinh doanh của bạn được cải thiện, gia tăng doanh thu và lợi nhuận, kịp thời đưa ra các chương trình thúc đẩy kinh doanh phù hợp.
5. Kết hợp giữa quản lý kho và các phần mềm quản lý hỗ trợ.
Hiện nay có rất nhiều các phương thức chi tiết giúp bạn quản lý kho tối ưu, bạn có thể sử dụng hiệu quả với các ghi chép, sổ sách để kiểm soát hàng hóa, hoăc sử dụng các công cụ hỗ trợ như excel hay các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý kho hiệu quả.
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn, giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê người quản lý kho, chi phí kiểm tra những vẫn có được hiệu quả như mong muốn. Sự nổi trội của các phần mềm bán hàng đã được nhiều người sử dụng và ưng ý, hơn nữa chi phí sử dụng khá thấp nhưng đem lại hiệu quả rất cao.
Hãy lựa chọn cho mình phương thức quản lý hiệu quả nhất và thích hợp nhất cho bạn.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng tại siêu thị mini
Ứng dụng Giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng
Những sai lầm nghiêm trọng cần tránh khi quản lý kho hàng
