Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng là việc hết sức phổ biến. Thực tế đã cho thấy bất kì chuỗi siêu thị hoạt động hiệu quả nào cũng phải nhờ đến sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý bán hàng, những phần mềm đó không chỉ xử lí hóa đơn mà bạn cầm trên tay mà còn kết nối với cả các thiết bị phần cứng, hệ thống kho, hệ thống tích điểm, thẻ khách hàng…Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn rất nhiều các đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ vẫn sử dụng phương pháp quản lý bán hàng truyền thống, đó là bằng sổ sách mà không lường được hết những hạn chế mà nó mang lại. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích một cách khách quan những bất cập của cách thức này nhằm giúp các cửa hàng có những điều chỉnh cho phù hợp hơn.
1. Phương pháp quản lý bán hàng bằng sổ sách và những bất cập
Hãy thử tưởng tượng công việc của một nhân viên của hàng bán lẻ, một siêu thị mini, của hàng tự chọn…Do qui mô nhỏ nên thông thường chỉ có một hoặc 2 nhân viên. Vậy nên là ông chủ, một mình bạn phải làm mọi việc từ đặt hàng từ các nhà cung cấp hàng ngày, kiểm tra chất lượng khi họ giao hàng để đánh giá chất lượng của từng nhà cung cấp sau đó khoảng vài tháng bạn có thể phân công cho người khác đảm nhận. Rất nhiều số liệu thay đổi trong một ngày cần phải được lưu trữ, bảo mật.
Nếu dòng hàng cứ đi theo một chiều thì sẽ dễ dàng quản lý nhưng thực tế lại có rất nhiều vấn đề phát sinh, ví dụ như trường hợp khách đổi trả hàng, hàng bị lỗi, hàng bị tồn kho…Như vậy thì người quản lý sẽ phải tốn rất nhiều công sức và cẩn thận, chi li trong từng con số để có thể kiểm soát. Với phương pháp quản lý bán hàng bằng sổ sách thì một cửa hàng sẽ nhất thiết phải có những loại sổ sách sau phục vụ công tác quản lý và bán hàng:
Sổ khách hàng: đây là quyển sổ dùng để lưu lại toàn bộ thông tin của khách hàng từ tên, tuổi, nghề nghiệp, số điện thoại, nhu cầu, sở thích…Có thể nói rằng những thông tin khách hàng là tài sản dữ liệu quí giá nhất của một cửa hàng bán lẻ. Nếu như những dữ liệu này rơi vào tay đối thủ thì gần như là bạn đã mang tặng họ những khách hàng tiềm năng nhất và họ chẳng cần mất một chút tiền bạc hay công sức tìm kiếm nào. Những việc họ phải làm có chăng là chăm sóc khách hàng tốt hơn bạn và nhận những lợi nhuận lẽ ra là của bạn.
Sổ đặt hàng : Lưu lại thông tin khách đặt hàng hàng ngày để tránh bị lãng quên do lượng thông tin về mặt hàng, địa chỉ, màu sắc, giao hàng…của nhiều đơn hàng khiến não bạn không thể ghi nhận hết được. Cuốn sổ này cũng phải được bảo mật an toàn bởi nếu để lộ ra, đối thủ sẽ dễ dàng nẫng tay trên của bạn.
Số công nợ: Lưu lại thông tin các khách hàng còn nợ tiền hay nợ hàng
Sổ thu chi : Lưu lại thông tin thu chi của cửa hàng trong một ngày, một tháng hay một năm kinh doanh.
Sổ quản lý hàng hóa: sổ quản lý sự thay đổi của hàng hóa, số lượng nhập vào, số lượng xuất ra, số lượng đã bán, số lượng tồn kho, những mặt hàng kí gửi…
Và các loại sổ khác nếu bạn thấy cần thiết cho việc quản lý.
Không cần phải phân tích sâu hơn nữa thì người đọc cũng đã nhìn nhận ra những bất cập của phương pháp quản lý bán hàng bằng sổ sách. Thứ nhất, phương pháp này quá cồng kềnh, đi đâu bạn cũng sẽ phải mang theo 3 -5 quyển sổ dày cộp để giao dịch. Thứ hai, độ an toàn của phương pháp này không cao. Nếu như bị trộm cắp hay hỏa hoạn thì mọi dữ liệu bị mất hoàn toàn, không thể khôi phục hay tìm lại được. Thứ ba, cách thức quản lý này không chuyên nghiệp, tạo thêm rắc rối cho người dùng bởi mỗi khi có sự thay đổi là phải rà soát lại số liệu trước, thay đổi toàn bộ dữ liệu ở những quyển sổ khác, nếu có sai xót gì sẽ không biết bắt đầu từ đâu.
2. Phương pháp thay thế nào hiệu quả nhất?
Như đã nói ở phần mở đầu, các phần mềm quản lý bán hàng đã giúp các siêu thị lớn, các chuỗi siêu thị hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn. Hiện nay, đã có rất nhiều phần mềm được thiết kế riêng phù hợp với các đơn vị kinh doanh bán lẻ quy mô nhỏ như cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng tự chọn…Những phần mềm thông minh được tích hợp đầy đủ chức năng quản lý kho, quản lý khách hàng, tính toán công nợ, xuất báo cáo, tích hợp website bán hàng online…có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức hơn. Để hiểu hơn về những nghiệp vụ một phần mềm quản lý bán hàng có thể thực hiện bạn có thể tham khảo những bài viết dưới đây là nhấn nút “Đăng kí dùng thử” để trải nghiệm thực tế trong vòng 15 ngày dưới sự hỗ trợ tận tình của các nhân viên.
Ngay bây giờ, hãy mua phần mềm quản lý bán hàng!
5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng
7 lý do để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
