Nếu số lượng hàng hóa bạn nhập về không nhiều, chủng loại cũng không quá đa dạng, quy mô kinh doanh lại nhỏ thì vấn đề quản lý hàng nhập kho không quá phức tạp. Nhưng nếu ngược lại, bạn phải nhập hàng trăm lô hàng về mỗi tháng, thậm chí là từng tuần, thì nhập kho thế nào để đảm bảo hàng hóa đủ số lượng, đạt chuẩn chất lượng không phải điều dễ. Đừng quá lo lắng về chuyện đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số kinh nghiệm giúp bạn tiếp nhận hàng nhập kho một cách tốt nhất.
1. Chuẩn bị kho hàng
Để đạt được hiệu quả tối đa khi làm công việc nào đó, quan trọng nhất là bạn phải thực hiện tốt bước chuẩn bị. Tiền khoáng thì hậu đạt, khi mọi thứ đều đã sẵn sàng thì quá trình làm việc của bạn luôn dễ dàng hơn. Trong việc nhập hàng cũng vậy, chuẩn bị kho hàng thật tốt sẽ giúp bạn nhập hàng thuận lợi hơn.
Trong thực tế, dù bạn nhập hàng định kỳ theo tuần, tháng, quý,…hay nhập hàng không theo kế hoạch thì các nhà cung cấp sẽ luôn gửi một bản thông báo cho bạn trước khi thực hiện vận chuyển hàng hóa. Ngoài mục đích thông báo thì việc này còn dành cho bạn một khoảng thời gian để chuẩn bị, dọp dẹp kho chờ hàng tới.
Kho hàng phải luôn sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng, có đủ không gian trống cho lô hàng sắp tới. Bạn nên dành thời gian để kiểm tra lại lượng hàng tồn kho, đảm bảo rằng chúng không quá nhiều, nếu được thì hãy chuyển chúng lên cửa hàng. Để tiết kiệm diện tích, hãy xây thêm các giá, kệ đỡ.
Ngoài chuẩn bị về không gian, việc chuẩn bị kho còn liên quan đến việc bạn sắp xếp nhân viên quản lý, bốc dỡ và tiếp nhận hàng hóa. Trước khi hàng được chuyển đến, bạn cần có kế hoạch để bố trí nhân sự hợp lý, hoặc sử dụng nhân lực có sẵn ở cửa hàng, hoặc thuê ngoài, không nên nước đến chân mới nhảy.
Bên cạnh đó, quá trình nhập hàng chắc chắn sẽ rất bận rộn, nhân viên của bạn có thể không bao quát hết được tình hình, đây chính là thời cơ cho những kẻ lợi dụng, có mưu đồ trộm cắp hoặc ăn bớt hàng. Bạn cần có các phương tiện giám sát như camera hay máy quét để phòng tránh trường hợp này.
Khi nhập hàng bạn cũng cần chú ý đến địa điểm tiếp nhận hàng, đó không phải là kho, chỉ là nơi bốc dỡ hàng xuống mà thôi. Cũng vì thế mà nó có các yêu cầu khác nhau, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa. Nếu hàng hóa đựng trong các thùng giấy hoặc là hàng khô, nơi dỡ hàng không được ẩm ướt, có mái che. Quy trình vận chuyển hàng từ nơi dỡ vào kho cũng phải nhanh chóng và thuận tiện.
Một số lưu ý trước khi đưa hàng vào kho:
Xác nhận số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên hóa đơn.
Kiểm tra sự toàn vẹn của hàng hóa, xem có dấu hiệu hư hỏng, rách hay biến dạng không.
Xác minh trọng lượng thực và đơn giá nếu cần thiết.
Nếu hàng hóa giao đến gặp bất kỳ vấn đề nào, bạn cần thông báo ngay cho người cung cấp để có câu trả lời rõ ràng và phương án phòng ngừa. Đây là khâu chuẩn bị rất quan trọng trong quản lý hàng nhập kho, bạn cần làm cẩn thận và tỉ mỉ, tránh sai sót dẫn đến sai lầm không đáng có.
2. Kiểm tra và đề giá trong quản lý hàng nhập kho
Hàng hóa được chuyển đến nơi, sau khi đã đánh giá sơ bộ, bạn cần có những bước kiểm tra kĩ càng hơn.
Thông thường, các nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn với danh sách hàng hóa kèm đơn gián ngay trong lô hàng, nhưng cũng có người gửi riêng một bản email cho bạn để tiện theo dõi. Điều bạn cần làm là đọc thật kĩ hóa đơn đó rồi so sánh, đối chiếu với tình trạng thực tế của hàng chuyển tới. Cụ thể:
Giá và những điều khoản bán hàng trong thỏa thuận.
Số lượng hàng hóa nhận được.
Các thuộc tính của hàng hóa như: màu sắc, kích cỡ,…có giống như mô tả và có đồng đều nhau hay không.
Hàng hóa có đảm bảo chất lượng như đã yêu cầu không.
Nếu có sự khác biệt so với thỏa thuận thì bạn nên ghi chép lại và báo cáo với bên có trách nhiệm. Tình trạng hàng hóa bị hư hại, thiếu số lượng cũng không chỉ là trách nhiệm của bên cung cấp, mà còn thuộc về bên vận tải. Hãy chắc chắn rằng mọi thứ không khớp đều có một giải trình thích đáng của người có trách nhiệm. Vì sau khi kí nhận, bạn sẽ phải chịu mọi tổn hại nếu phát hiện ra vấn đề, nên khâu kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện nghiêm túc.
Một bước quan trọng nữa trong việc nhập hàng đó là đề giá cho sản phẩm. Một số cửa hàng nhỏ chọn cách dán nhãn trực tiếp lên sản phẩm. Một số khác lại dán nhãn giá lên kệ cho các sản phẩm cố định hoặc có mức giá dao động. Một số cửa hàng lại dùng mã vạch để kiểm soát thông tin và giá cả hàng hóa.
Khi dán nhãn giá lên sản phẩm, bạn nên áp dụng một số nguyên tắc sau đây:
Không bao gồm thông tin quan trọng trên các bao bì sản phẩm.
Nên đặt nhãn dán phía bên phải bao bì sản phẩm.
Nhã giá các màu khác nhau cho các sự kiện, chương trình khuyến mãi khác nhau.
(Còn tiếp…)
