Phân tích ABC và phân tích XYZ là các khái niệm cơ bản trong quản lý tồn kho, quản lý vật tư và lập đơn hàng tự động đặt nhà cung cấp. Nếu bạn muốn kinh doanh thì cần phải nắm vững những kiến thức này.
Kỹ thuật phân tích ABC
Trong kinh doanh, kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho. Qua đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.
Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Nói cách khác, nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.
Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này:
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ. Nhóm hàng này cần:
Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá theo nhiều cách khác nhau. Cách tốt nhất và được dùng phổ biến nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận. Hàng nào giá trị càng cao thì mang lại lợi nhuận càng nhiều. Ngoài ra, doanh số, số lượng cũng là chỉ tiêu bán hàng được nhiều doanh nghiệp – cửa hàng áp dụng.
Ví dụ: Phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC
Nếu phân tích ABC bằng máy vi tính sẽ đem lại độ chính xác và tiết kiệm thời gian nhiều hơn phân tích ABC bằng thủ công.
Tác dụng của phân tích ABC trong công tác quản trị
Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C. Nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận.
Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên. Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát.
Cần chú trọng khâu dự báo của nhóm A cẩn thận hơn các nhóm khác.
Kỹ thuật phân tích ABC giúp trình độ của nhân viên giữ kho được nâng cao do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.
Kỹ thuật phân tích XYZ
Phân loại XYZ được dùng để đánh giá mức độ ổn định của hàng hóa bán ra.
Do đó, mỗi mặt hàng có một hệ số biến thiên nên dễ kiểm soát mức độ sai lệch trung bình chỉ tiêu bán hàng. Nếu hệ số bằng 0, chỉ tiêu bán hàng theo tuần – tháng là như nhau. Hệ số càng lớn, chỉ tiêu bán hàng càng không ổn định.
Hàng hóa được bán trong các kỳ trước nếu càng ổn định thì càng dễ dự báo trong các kỳ tới.
Các hàng hóa mà được bán ổn định trong kỳ được chọn thuộc nhóm X, còn hàng hóa bán ở mức độ trung bình thuộc nhóm Y. Hàng hóa mà khó dự báo thì rơi vào nhóm Z.
Thế nào là XYZ?
X là hàng hóa có nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%. Lượng hàng hóa mỗi kỳ bán ra tương đương nhau.
Y là hàng hóa có đặc trưng theo mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…, có độ biến thiên từ 15-50%. Do đó, cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng.
Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).
Kết hợp các phương pháp ABC và XYZ
Việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ cho phép lựa ra các mặt hàng đầu bảng (nhóm AX) và các mặt hàng ngoài lề (CZ). Nếu như phương pháp phân tích ABC cho phép đánh giá mức độ ảnh hưởng của mỗi mặt hàng trong cấu trúc bán hàng, thì phương pháp XYZ cho phép đánh giá mức độ biến thiên trong tiêu thụ.
Cách kết hợp phân loại ABC và XYZ tạo ra 9 nhóm giá trị được mô tả như sau:
Hàng hóa nhóm A và B đảm bảo luồng quay vòng chính cho doanh nghiệp. Bởi vậy, hàng hóa này luôn phải có trong kho. Hàng mức A có thể thừa còn mức B là đủ. Dùng phân tích XYZ giúp quản lý hệ thống hàng hóa chính xác hơn, giảm mức độ tồn kho xuống thấp nhất.
Hàng hóa nhóm AX và BX có đặc trưng là vòng quay nhanh và ổn định. Hàng nhóm này nên có sẵn và cũng không nhất thiết phải dư thừa nhiều. Bởi hàng nhóm này thường ổn định, có thể dự báo được.
Hàng hóa thuộc nhóm AY và BY có vòng quay nhanh nhưng lại không đủ ổn định, nên cần phải có hàng dự phòng.
Hàng hóa nhóm AZ và BZ có vòng quay nhanh, nhưng lại khó dự báo. Hàng hóa này cần kiểm soát tốt nếu không sẽ bị tồn kho nghiêm trọng.
Hàng hóa thuộc nhóm C thường phủ 80% điểm hàng hóa của doanh nghiệp. Phân tích XYZ sẽ giúp người quản lý giảm bớt thời gian kiểm soát hàng hóa thuộc nhóm này.
Đối với hàng hóa thuộc nhóm CX, có thể áp dụng hệ thống đặt hàng với tần suất thường xuyên và giảm bớt lượng vật tư dự phòng trong kho.
Hàng hóa nhóm CY, có thể chuyển sang hệ thống đặt hàng với đơn hàng có giá trị (số lượng) không đổi, nhưng cần đảm bảo mức tồn kho an toàn phù hợp với tài chính của doanh nghiệp.
Nhóm hàng CZ thường là các hàng hóa mới, hàng hóa với nhu cầu tự phát do phát sinh đơn hàng của khách… Mặt hàng này có thể mạnh dạn loại bỏ, nếu chủ động lấy về không đúng nhu cầu của khách sẽ dễ dẫn tới tồn kho, mang lại rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Giả sử bạn vừa nhận một nhân viên mới chưa có kinh nghiệm vào làm việc và giao nhóm hàng AZ cho người đó quản lý, khả năng bạn bị thiệt hại là khá lớn.
Nhưng nếu như bạn giao việc quản lý nhóm hàng CX hay CZ thì nhân viên sẽ nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm ít bị thiệt hại.
Ưu điểm của việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ
– Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho
– Nâng cao tỷ lệ các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng;
– Tìm ra các loại hàng hóa chủ đạo, đồng thời tìm ra nguyên nhân làm hàng hóa tồn kho
– Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.
