Trong Phần 1, chúng ta đã biết về tầm quan trọng cũng như các cách để quản lý hàng tồn kho hợp lý, hạn chế được hao mòn, thất thoát trong quá trình lưu kho. Trong Phần 2 này, Kinh Doanh Việt tiếp tục mang đến cho bạn những tư vấn tiếp theo về các kỹ năng cần thiết khi quản lý kho hàng sao cho hiệu quả.
-
Quản lý các mối quan hệ
Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn. Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.
Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.
Quan hệ tốt giữa nhà phân phối và nhà sản xuất sẽ tạo ra lợi ích cho cả đôi bên. Ví dụ, một mặt hàng nào đó bạn bán rất chạy thì bạn có thể yêu cầu nhà sản xuất đẩy mạnh sản xuất sản phẩm đó. Ngược lại, nếu sản phẩm được khách hàng phản hồi không tốt hay gặp lỗi ở chỗ nào đó thì bạn cũng có thể báo lại với nhà sản xuất để họ có sự điều chỉnh.
-
Lập kế hoạch dự phòng
Rất nhiều vấn đề có thể đột xuất xảy đến trong khi quản lý hàng tồn kho và những vấn đề này có thể làm ảnh hưởng trầm trọng đến việc kinh doanh của bạn. Vì vậy, bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.
Một số vấn đề thường gặp đó là:
– Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách
– Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng
– Kho hàng không đủ chỗ chứa
– Nhầm lẫn trong việc tính toán dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng
– Một số sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng làm tốn diện tích lưu trữ
– Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó
– Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo
Trước khi những vấn đề này xảy ra, bạn nên lập kế hoạch giải quyết cho từng vấn đề để đến khi gặp phải bạn sẽ không bị bất ngờ và bối rối mà có thể xử lý một cách suôn sẻ. Để giải quyết, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu trả lời, ví dụ: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp phải vấn đề? Cần thực hiện những bước nào để tháo gỡ? Vấn đề sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Trả lời được các câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
-
Thường xuyên kiểm tra
Kiểm tra thường xuyên là một việc rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để nhận được báo cáo chính xác còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho. Tuy nhiên, điều cốt yếu là bạn phải biết thực tế có đúng như vậy hay không, phần mềm cũng có thể sai sót hoặc bị lợi dụng. Một số phương pháp kiểm tra mà bạn có thể tham khảo dưới đây.
Kiểm kê thực tế
Kiểm kê thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp thường thực hiện điều này vào cuối năm vì nó liên quan đến thuế thu nhập kế toán. Mặc dù, việc kiểm kê thực tế chỉ thực hiện mỗi năm một lần nhưng nó khá rắc rối, tốn thời gian và ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Hơn nữa, khi phát hiện ra sai sót thì cũng rất khó để xác định nó đã xảy ra từ bao giờ để quy trách nhiệm.
Kiểm tra tại chỗ
Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập thì hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm. Điều này đơn giản là chọn một mặt hàng bất kỳ, sau đó đối chiếu số lượng trong sổ sách và số lượng thực tế xem có trùng nhau không. Tuy nhiên, việc kiểm tra tại chỗ không nên thực hiện định kỳ mà nên tiến hành kiểm tra đột xuất mới có thể phát hiện được vấn đề.
Kiểm theo chu kỳ
Thay vì kiểm kê thực tế toàn bộ kho hàng, một số doanh nghiệp lại chọn hình thức kiểm theo chu kỳ để kiểm tra số hàng tồn kho của họ. Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày. Đối với mỗi sản phẩm sẽ có một chu kỳ kiểm kê riêng nhưng nguyên tắc chung là những mặt hàng nào có giá trị càng cao thì sẽ càng được kiểm kê thường xuyên hơn.
-
Ưu tiên theo thứ tự ABC
Một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:
A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao
Các sản phẩm xếp trong nhóm A đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên vì nhóm sản phẩm này có tác động tài chính rất lớn đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, các sản phẩm thuộc nhóm C lại cần ít sự giám sát hơn bởi vì nó có tác động tài chính nhỏ hơn. Còn sản phẩm nhóm B nằm ở giữa, nghĩa là cần quan tâm ở mức độ vừa phải.
-
Dự báo chính xác
Một trong những đặc điểm tạo nên một người quản lý kho tốt đó là biết dự báo chính xác nhu cầu của thị trường. Quan trọng nhất là không được sai lầm, tuy nhiên điều này là rất khó. Bởi vì có rất nhiều yếu tố tác động đến dự đoán, thậm chí làm giảm độ chính xác của kết quả. Dưới đây là một số điều mà bạn nên xem xét trước khi đưa ra những dự báo về nhu cầu của khách hàng.
– Xu hướng thị trường
– Doanh thu cùng kỳ năm ngoái
– Tốc độ tăng trưởng của năm nay
– Doanh số bán hàng từ hợp đồng và đăng ký
– Thời vụ và bức tranh kinh tế tổng quan
– Chương trình khuyến mãi sắp tới
– Kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo
Dựa trên những yếu tố này, bạn có thế đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường, từ đó có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Trên đây là những kỹ năng quản lý hàng tồn kho mà bất cứ nhà kinh doanh nào cũng nên biết để không “mất tiền oan”. Hi vọng với những kinh nghiệm mà Kinh Doanh Việt chia sẻ, công việc kinh doanh của bạn sẽ thành công hơn.
