Quản lý kho hàng là một phần công việc rất quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn. Khi các sản phẩm được mua vào và bán ra, chúng tạo ra doanh thu mà bạn cần để giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động. Tuy nhiên, quản lý kho hàng lại là một vấn đề phức tạp hơn những gì chúng ta nghĩ. Nguyên nhân bởi vì số lượng bán ra không phải là yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến doanh thu của bạn hay thông tin lưu kho hàng. Chi phí quản lý kho hàng mới là vấn đề quan trọng và bạn hoàn toàn có thể sa chân vào những chiếc bẫy vô hình tại lĩnh vực này. Hãy cùng theo dõi 5 sai lầm thường gặp sau đây để tránh không gặp phải trong quá trình kinh doanh nhé bạn.
-
1. Thiếu đo lường hiệu quả hoạt động
Bạn có thể nhận ra những khó khăn đang ngày càng hiện diện trong công việc kinh doanh của mình. Làm thế nào để bạn có thể giải quyết những vấn đề khi bạn không có số liệu hay công cụ này để “báo động”? Khởi đầu tốt nhất cho bạn là bắt tay vào kiểm soát thông tin lưu trữ kho hàng của tất cả các sản phẩm. Có 2 yếu tố giúp bạn và nhân viên quản lý sản phẩm làm chủ tình hình. Đó là kiểm tra thông tin nhập – xuất hằng ngày. Tuy nhiên, đo lường hiệu quả theo phương pháp này phụ thuộc khá lớn vào doanh số kinh doanh và vòng đời sản phẩm. Mặc dù vậy, từ những số liệu này, bạn và quản lý sẽ luôn có thể theo dõi tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp và đưa ra phương án để cải thiện các con số này.
5 sai lầm thường gặp về quản lý kho hàng bạn cần tránh xa
Brian Harej, chuyên gia phân tích về quản lý kho của công ty giải trí TopGolf, đã mô tả về cách doanh nghiệp của anh thực hiện việc quản lý hiệu quả. Doanh nghiệp này hoạt động khá hiệu quả với 4 cơ sở tại Illinois, Texas và Virginia nhưng hệ thống nhà xưởng lại là một câu chuyện khác. TopGolf không hề quan tâm đến việc quản lý kho hàng và điều này đã gây nên áp lực rất lớn với chính các nhà điều hành và quản lý doanh nghiệp.
Brian Harej cho biết “ Chúng tôi không thể biết đơn hàng đến và gặp không ít khó khăn để kiểm tra sản phẩm nào đang được gửi đi”. Điều này gây ra những rắc rối không nhỏ cho chính doanh nghiệp khi “Nếu một cơ sở sản xuất không đủ yêu cầu, đôi khi chúng tôi không hề biết thông tin gì cho đến tận 1, 2 ngày trước khi cần đến các sản phẩm đó. Sẽ là không thể để nhận đúng hẹn tất cả các sản phẩm yêu cầu từ cơ sở sản xuất.”
Để kiểm soát tình hình tốt hơn và tránh gặp phải những trường hợp đáng tiếc như trên, Brian Harej đã xây dựng phần mềm quản lý kho hàng. Và Brian Harej cũng như các nhà quản lý khác cũng không còn phải đau đầu đoán xem số lượng sản phẩm trong kho có đủ để đáp ứng các đơn hàng không.
-
2. Nhân viên chưa được đào tạo về quản lý sản phẩm
Không chỉ dễ mắc sai lầm vì thiếu hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả, mà bạn có thể gặp phải những bài toán hóc búa liên quan đến vấn đề nhân lực nữa. Nhân viên quản lý kho hàng không chỉ là người hiểu rõ và sử dụng thành thạo các công cụ quản lý cũng như có cách sắp xếp khoa học. Vì vậy, hãy cộng tác và thuê nhân lực phù hợp: Nếu không có nhân lực quản lý phù hợp, doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có thể tiêu tốn hàng chục triệu cho đến trăm triệu doanh thu do quản lý kho hàng không hiệu quả.
Thiếu đào tạo về quản lý kho cho nhân viên
Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn những người bạn tin tưởng để giúp bạn quản lý kho hàng vì thực sự bạn sẽ cần đặt lòng tin rất lớn vào nhân sự tại vị trí này. Nếu không có một hậu phương vững chắc và đáng tin, những mục tiêu mà bạn đã đặt ra sẽ không bao giờ được hoàn thiện. Không chỉ tìm cho mình một trợ thủ đắc lực để quản lý kho, bạn cũng cần đào tạo các nhân viên khác về lĩnh vực này. Nhiều đơn vị cung cấp giải pháp quản lý kho hàng sẽ thực hiện những buổi đào tạo nhân viên cho bạn. Những buổi đào tạo này được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn và đây cũng là những thông tin quan trọng mà tất cả mọi người trong doanh nghiệp cần nắm vững ngay từ đầu.
-
3. Bạn không lập kế hoạch và dự tính từ trước
Theo báo cáo năm 2015 của State of Small Business, 56% các doanh nghiệp nhỏ tham gia khảo sát đều có mong muốn được nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của mình. Bạn cũng có thể là một trong số đó. Tuy nhiên, bạn không thể nâng cao dịch vụ khách hàng nếu bạn không biết nắm rõ báo cáo tình hình sản phẩm tồn kho hay hướng giải quyết tình trạng tồn kho quá lớn của mình.
Không lập kế hoạch quản lý kho hàng từ trước
Điều này sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến chính nhân viên của bạn khi không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và họ sẽ nhanh chóng chuyển hướng mua hàng tại một cửa hàng khác. Công việc kinh doanh của bạn không thể giải quyết những vấn đề của ngày hôm nay nếu bạn không kế hoạch từ trước. Bằng việc theo dõi thông tin hệ thống thường xuyên, bạn sẽ luôn biết được nhu cầu của khách hàng đang diễn biến ra sao và sẽ nhanh chóng có phương án chuẩn bị tốt nhất cho tương lai sau này. Vì vậy, hãy lập kế hoạch nhập hàng, đẩy hàng cho từng quý, 6 tháng hay 1 năm ngay từ hôm nay nhé bạn.
-
4. Không có hệ thống tự động
Nếu bạn đang sử dụng Excel hoặc các quy trình thủ công để quản lý sản phẩm, bạn đang tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc để kiểm tra từng tờ giấy và sửa từng lỗi phát sinh. Đây chính là cơ hội để các sai lầm “xuất hiện”: các nghiên cứu đã chỉ ra rằng với mỗi dữ liệu được điền vào có thể tạo ra một lỗi cho mỗi 300 ký tự mà nhà quản lý nhập vào. Và những sai lầm nho nhỏ này có thể gây nên cơn đau đầu dai dẳng nếu số liệu của bạn bao gồm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm.
Không có hệ thống quản lý tự động
Bên cạnh đó, bảng dữ liệu Excel hay các quy trình quản lý thủ công khó có thể được nhập số liệu theo thời gian thực hay hoặc cho phép nhiều người cùng truy cập cùng lúc. Một hệ thống tự động, thay vào đó, lại có nhiều đặc điểm nổi trội hơn như cho phép nhiều nhân viên đăng nhập và điền dữ liệu dù ở vị trí địa lý khác nhau. Trong khi đó, chỉ cần nhìn sơ qua các dữ liệu được cập nhập liên tục này bạn và các nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát về tình hình vận chuyển,đơn hàng và yêu cầu sản xuất sản phẩm.
-
5. Kiểm kê kho hàng thiếu khoa học
Bạn có thường xuyên kiểm kê sản phẩm trong kho để xem các số liệu có khớp với nhau hay không? Mặc dù công việc này khá tốn thời gian nhưng là một việc rất cần thiết. Kiểm kê thực tế sẽ cho bạn biết tình hình kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, nếu bạn có hàng chục nghìn sản phẩm liệu việc kiểm kê truyền thống này có còn phù hợp? Sẽ mất vài ngày để kiểm hết chỗ hàng đấy và nếu có sai sót phát sinh bạn sẽ phải làm lại từ đầu. Thay vào đó, bạn có thể kết hợp kiểm kê thủ công với hệ thống kiểm tra tự động. Được quản lý theo mã vạch và mã sản phẩm, hệ thống kiểm kê sẽ lưu trữ thông tin sản phẩm và bạn chỉ cần đối chiếu theo mã vạch để biết tình trạng của kho hàng.
Quản lý kho hàng là khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh, không chỉ cho bạn biết số lượng sản phẩm còn bao nhiêu để lên kế hoạch sản xuất hay đặt hàng. Đây còn là những số liệu thực tế về tình hình kinh doanh của bạn từ đó giúp doanh nghiệp, shop bán hàng có chiến lược phát triển, khuyến mại phù hợp.
(Theo www.entrepreneur.com)
