Làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả và chống thất thoát, hạn chế hàng tồn kho? Tại nhiều siêu thị, tạp hóa, hiện tượng mất mát, thiếu hụt trong kiểm kê thường xuyên xảy ra gây thiệt hại kinh tế cho chủ cửa hàng. Vì vậy vấn đề thắt chặt quản lý luôn được các cửa hàng quan tâm cải thiện từng ngày. Tuy nhiên, với những ai mới bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh gồm nhiều mặt hàng thì đây thực sự là chuyện đau đầu. Nhằm giúp các bạn có thể bảo vệ tài sản của mình tốt hơn, bài biết này của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách quản lý hàng hóa hiệu quả.
Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa
Thông thường, hàng hóa bị thất thoát là do 2 nguyên nhân chủ yếu:
Nhóm nguyên nhân bên trong
– Do quy trình quản lý kho hàng và cách phân cấp, phân quyền cho nhân viên chưa rõ ràng khiến cho việc:
- Kiểm kê hàng hóa thiếu chính xác
- Dán nhầm mã hàng giữa các sản phẩm với nhau gây chênh lệch giá
- Sắp xếp, trưng bày hàng hóa không theo trật tự gây khó khăn khi tìm kiếm
- Không kiểm soát lỏng lẻo dẫn đến chính nội bộ làm thất thoát
– Do nhân viên tận dụng các chính sách khuyến mãi và thẻ khách hàng để chuộc lợi
– Do nhân viên nhận tiền từ khách hàng nhưng không nộp lại cho công ty
Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý nhân viên tránh thất thoát cho cửa hàng
Nhóm nguyên nhân bên ngoài
– Do khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người)
– Do khách hàng đã sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán
– Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.
Xem thêm: Mất hàng, thiếu hàng xảy ra liên tục, quản lý hàng hóa sai ở đâu?
Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận. Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.
Cách quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát
Khi phát hiện ra được nguyên nhân gây thất thoát, chúng ta có thể thực hiện đồng thời hoặc một trong các cách kiểm kê hàng hóa dưới đây để cải thiện tình trạng này. Đó là:
Cách quản lý hàng hóa hiệu quả khi kinh doanh tiệm tạp hóa, siêu thị
Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa
Là nơi chứa và diễn ra hoạt động nhập xuất thường ngày của cửa hàng và khuất tầm mắt của chủ cửa hàng nên các kho chứa đồ thường không tránh khỏi hiện tượng bị mất cắp. Nhưng vấn đề ở chỗ là chủ cửa hàng không thể cứ trông trừng 24/24 trước cửa kho để xử lý việc giao nhận hàng mà phải cần tìm đến các thiết bị phụ trợ đắc lực. Phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch được sử dụng sẽ giúp bạn theo dõi hoạt động nhập xuất tồn tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ 1 các xác thực, kiểm soát hoạt động của từng nhân viên nhờ đó mà can thiệp kịp thời và có cơ sở chính xác để tìm ra ai là thủ phạm chính của mọi diễn biến xấu xảy ra.
Hơn nữa, trên thực tế có khá nhiều sản phẩm mẫu mã tương tự nhau, các mặt hàng cùng 1 hãng sản xuất phân biệt bằng ngôn ngữ nước ngoài khó nhớ khiến cho thu ngân tính nhầm giá, cộng nhầm tiền, trả lại tiền thừa sai gây tổn thất không nhỏ. Khi sử dụng cách quản lý hàng hóa này quầy hỗ trợ giúp phân biệt các mặt hàng tương tự thông qua mã riêng mà hoàn toàn chính xác, giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên một cách hiệu quả.
Ngoài ra, cửa hàng có thể in ra thêm mã mạch kèm theo giá bán ngay bên dưới giúp khách hàng có thể tham khảo giá cả của các loại hàng với nhau mà không cần hỗ trợ của nhân viên. Nhờ thế mà thu ngân cũng không thể làm dối lấy tiền hơn của người mua được.
Xem thêm: Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Phần mềm quản lý mã vạch giúp giảm thời gian kiểm tra hàng, giao hàng, ghi sổ sách, nhận thanh toán, sắp xếp lại hàng cho nhân viên. Từ đó cũng giúp khách mua cảm thấy hài lòng, thoải mái hơn nhiều so với hình thức bán hàng truyền thống trước đây.
Có hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Cách kiểm kê hàng hóa này giúp cho nhà quán lý không những có thể kiểm soát số lượng xuất nhập của sản phẩm mà còn giúp khách hàng đối chiếu với những mặt hàng đã mua để tránh sai sót.
Đồng thời khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mọi giao dịch đều ghi nhận hoạt động “in hóa đơn”, khi đó nếu thu ngân không in thì sẽ trừ tiền theo quy định. Sử dụng phần mềm này cũng không cho phép thu ngân được tự ý xóa sửa chúng từ mà chỉ được điều chỉnh hoặc chuyển quyền sửa chữa cho quản lý cấp cao hơn. Nhờ thế mà dễ dàng nắm bắt được hoạt động sửa đổi, hành vi gian lận tức thời.
Trên hóa đơn có ghi tên cửa hàng, địa chỉ, logo,… cũng là một hình thức quảng cáo hình ảnh cho cửa hàng.
Lắp camera theo dõi
Camera được lắp đặt trong các góc của cửa hàng đặc biệt là tại quầy thu ngân giúp ta bao quát được toàn bộ hoạt động ra vào của người mua cũng như thái độ làm việc của nhân viên hoạt động.
Trang bị thiết bị an ninh và cổng an ninh
Việc sử dụng các tem an ninh dán hoặc đinh cứng nên những mặt hàng có giá trị lớn thì sẽ khiến cho khách mua không thể bóc, đánh cắp được tránh thất thoát do yếu tố bên ngoài. Còn những mặt hàng nhỏ thì nên tập trung trưng bày tại một quầy, nên đặt cạnh quầy thu ngân và có nhân viên giám sát túc trực sẽ đạt hiệu quả hơn.
Mong rằng với những cách trên đây, bạn có thể quản lý hàng hóa hiệu quả từ đó tránh thất thoát, giảm tồn kho và nâng cao doanh thu nhé!
