Những bản kế hoạch kinh doanh trong quá khứ thường dài hơn và phức tạp hơn những gì chúng ta thấy ngày nay. Đó có thể là bởi vì kế hoạch kinh doanh đã trở nên phổ biến hơn so với trước đây – chúng được sử dụng nhiều hơn, thường xuyên hơn và bởi nhiều người hơn. Cũng có thể là do xu hướng của các ngân hàng và nhà đầu tư đọc bản kế hoạch kinh doanh. Hoặc có thể là bởi vì mọi người có ít thời gian hơn để lãng phí với các tài liệu!
Cho dù là lý do gì, xu hướng của kế hoạch kinh doanh hiện nay là quay trở lại những điều cơ bản, với những dự báo tốt và phân tích chắc chắn. Một hình thức “dễ dàng để đọc một cách nhanh chóng” là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Nếu bạn muốn mọi người đọc bản kế hoạch kinh doanh bạn đã phát triển – và muốn hầu hết mọi người làm thế – thì lời khuyên tốt nhất là bạn hãy giữ cho nó thật đơn giản. Đừng nhầm lẫn giữa bản kế hoạch kinh doanh của bạn với luận án tiến sĩ hay kiệt tác để đời. Hãy giữ cho từ ngữ và hình thức đơn giản, giữ cho bản kế hoạch thật ngắn gọn.
Nhưng đừng nhầm lẫn từ ngữ và hình thức đơn giản với suy nghĩ đơn giản. Lý do bạn giữ cho nó đơn giản không phải là bởi vì bạn không phát triển đầy đủ ý tưởng. Bạn giữ cho nó đơn giản để có thể lướt qua các ý một cách nhanh chóng và dễ dàng cho bất cứ ai đang đọc nó.
Bí quyết để viết bản kế hoạch kinh doanh ngắn gọn và súc tích
Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy đi sâu vào một số chi tiết cụ thể khi nói đến việc đơn giản hóa bản kế hoạch của bạn.
Kiềm chế ngôn từ hoa mỹ
Văn bản kinh doanh hiệu quả là phải dễ đọc. Mọi người sẽ đọc lướt qua bản kế hoạch – họ cố gắng đọc nó trong khi nói chuyện điện thoại hoặc viết email. Hãy để dành văn vẻ hoa mỹ cho những cuốn tiểu thuyết hoành tráng mà bạn sẽ viết sau đó. Khi bạn viết bản kế hoạch kinh doanh, hãy ghi nhớ những lời khuyên sau:
– Không sử dụng những câu dài phức tạp, trừ phi bạn phải có chúng để đủ nghĩa. Những câu ngắn gọn sẽ tốt hơn và dễ đọc hơn.
– Tránh các từ thông dụng, thuật ngữ và từ viết tắt. Bạn có thể biết ý nghĩa của chúng, nhưng đừng cho rằng bất cứ ai khác cũng biết.
– Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, chẳng hạn như “khi đó” thay vì “tại thời điểm đó”.
– Dấu gạch đầu dòng tốt cho các danh sách. Chúng giúp người đọc “tiêu hóa” thông tin dễ dàng hơn.
– Tránh những gạch đầu dòng “cụt ngủn”. Hãy bổ sung cho chúng vài lời giải thích ngắn gọn khi cần thiết. Các gạch đầu dòng không được giải thích có thể gây bực bội.
Bí quyết để viết bản kế hoạch kinh doanh ngắn gọn và súc tích
Giữ cho thật ngắn gọn
Độ dài trung bình của hầu hết các bản kế hoạch kinh doanh hiện nay đều ngắn hơn so với trước kia. Bạn gần như có thể đưa vào mọi thứ bạn cần truyền tải trong khoảng 20 đến 30 trang văn bản cộng thêm 10 trang phụ lục cho dự báo hàng tháng, hồ sơ quản lý và các thông tin chi tiết khác. Nếu bạn có một bản kế hoạch dài hơn 40 trang, có lẽ bạn đã không tóm tắt tốt.
Tất nhiên vẫn có những trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này. Ví dụ, một bản kế hoạch cho chuỗi các cửa hàng cà phê có thêm vào hình ảnh của địa điểm đề xuất, bản mẫu của thực đơn và bản đồ các địa điểm đề xuất khác. Phần đồ họa này khiến cho bản kế hoạch dài hơn, nhưng chúng đã thêm vào giá trị thực sự. Ảnh sản phẩm, ảnh chụp vị trí, thực đơn, bản thiết kế, kế hoạch bố trí, logo và hình ảnh chỉ dẫn sẽ rất hữu ích.
Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn toàn diện về kế hoạch kinh doanh – Lý do bạn cần phải có kế hoạch kinh doanh
Sử dụng biểu đồ kinh doanh
Hãy làm cho những số liệu quan trọng của bạn dễ tìm và dễ hiểu. Sử dụng các bảng tóm tắt và biểu đồ kinh doanh đơn giản để làm nổi bật những con số chính. Làm cho các chi tiết liên quan có thể dễ dàng tìm thấy trong các phụ lục. Ngoài ra:
– Sử dụng các biểu đồ dạng cột để hiển thị doanh thu, lợi nhuận, lợi nhuận ròng, dòng tiền và giá trị ròng theo năm, ở mức tối thiểu.
– Dạng cột 3 chiều trông đẹp hơn, nhưng dạng cột 2 chiều thường dễ đọc hơn. Hãy đảm bảo những con số được rõ ràng.
– Dạng cột xếp chồng khiến cho tổng số dễ hình dung hơn. Nếu doanh số bán hàng của bạn chia thành các phân đoạn, hãy xếp chồng các cột để biểu thị tổng số.
– Sử dụng các biểu đồ tròn cho thị phần và phân đoạn thị trường.
– Hiển thị các công việc và mốc thời gian bằng các thanh ngang với nhãn ở bên trái và ngày dọc theo phía trên hoặc phía dưới. Hầu hết mọi người gọi đây là biểu đồ Gantt. Chỉ hiển thị các công việc và mốc thời gian chính, bởi vì quá nhiều chi tiết sẽ làm cho biểu đồ rất khó đọc.
– Luôn để các số liệu nguồn gần với biểu đồ trong bảng tóm tắt để người đọc có thể tham khảo chúng một cách nhanh chóng và nhận ra những con số trong biểu đồ. Và đừng bao giờ để người đọc bản kế hoạch kinh doanh không thể tìm ra các số liệu nguồn của biểu đồ. Điều đó gây bực bội.
– Đừng sử dụng biểu đồ mà không tham khảo trong văn bản. Nếu các số liệu nguồn không hoàn toàn rõ ràng trong các bảng tóm tắt, hãy đảm bảo rằng bạn đã chỉ định phụ lục có chứa các số liệu chi tiết.
Bí quyết để viết bản kế hoạch kinh doanh ngắn gọn và súc tích
Đánh bóng hình thức và cảm nhận tổng thể
Ngoài từ ngữ, bạn cũng nên để hình thức của văn bản đơn giản và mời chào người đọc. Vì vậy, lời khuyên là:
– Chỉ sử dụng 2 phông chữ trong văn bản của bạn. Phông chữ mà bạn sử dụng cho tiêu đề nên là font sans-serif đơn giản, chẳng hạn như Arial, Tahoma hoặc Verdana. Đối với phần thân văn bản, có lẽ bạn nên sử dụng một phông chữ chuẩn, chẳng hạn như Century, Times Roman hoặc Book Antigua.
– Tránh các phông chữ nhỏ. Chỉ có một số ít các phông chữ dễ đọc hơn là có thể đọc được ở cỡ 10; hầu hết trong số chúng sẽ tốt hơn với kích thước 11 hoặc 12.
– Sử dụng page break để phân chia các phần, tách biểu đồ riêng biệt khỏi văn bản và làm nổi bật các bảng. Khi cảm thấy phân vân, hãy chuyển sang trang tiếp theo. Chẳng ai lo lắng về việc phải chuyển sang trang tiếp theo cả.
– Sử dụng khoảng trắng một cách tự do. Từ ngữ bị nhồi nhét lại với nhau thành những không gian nhỏ sẽ rất khó đọc.
– Nên sử dụng trình kiểm tra chính tả. Sau đó đọc lại văn bản của bạn một cách cẩn thận để đảm bảo rằng bạn không sử dụng từ ngữ viết không đúng chính tả! Kiểm tra kỹ xem số liệu trong văn bản cho phù hợp với số liệu trong các bảng của bạn.
vnmaster.net– Công ty thiết kế web bán hàng tốt hỗ trợ đặt tên miền. Truy cập ngay để tham khảo bảng giá website bán hàng
(Tổng hợp từ www.entrepreneur.com)
