Trong các vấn đề khi quản lý cửa hàng thì thất thoát hàng hóa là điều khiến nhiều người cảm thấy đau đầu nhất, vì để tìm ra nguyên nhân chính xác mất khá nhiều thời gian, trong khi đó thiệt hại gây ra rất lớn. Để tránh vấn đề này các chủ shop phải nắm rõ tình hình xuất – nhập hàng hóa và đặc biệt phải kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 5 bí quyết giúp bạn quản lý nhân viên để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát cho cửa hàng.
-
Lập chính sách và quy định bán hàng rõ ràng
Thực tế rất nhiều chủ cửa hàng khi thuê nhân viên thường chỉ đưa ra quy định một cách chung chung hoặc nói miệng mà không có một văn bản chính thức nào. Đây là một kẽ hở lớn để nhân viên lách luật, có hành vi gian dối sau này. Để tránh trường hợp đó bạn nên lập ra một bản chinh sách và quy định bán hàng rõ ràng, chi tiết, yêu cầu nhân viên ký chấp thuận nên muốn vào làm.
Khi những quy định được nâng tầm quan trọng nhân viên sẽ biết sợ và nghiêm chỉnh hơn khi làm việc. Còn đối với người cố tình vi phạm bạn cũng có cơ sở để phạt họ. Bản quy định, chính sách này nên liệt kê một số trường hợp điển hình, chia mức độ và đưa ra mức phạt cụ thể.
-
Lắp camera theo dõi
Nếu cửa hàng có diện tích rộng, nhiều góc khuất, kho hàng riêng hoặc quá đông nhân viên trong khi bạn không thể có mặt mọi lúc mọi nơi để kiểm soát, thì cách tốt nhất là lắp camera theo dõi. Hệ thống camera phải bao quát được toàn bộ cửa hàng, đặc biệt ở vị trí thu ngân và kho. Bạn nên chọn loại camera có thể theo xoay để quét các góc và tích hợp theo dõi trên điện thoại, như vậy dù ở đâu bạn cũng biết được tình hình thực tế tại cửa hàng.
Nhưng dù sao camera cũng chỉ là công cụ hỗ trợ, bạn không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó vì nhân viên lâu năm có thể tìm được cách qua mặt camera. Tốt nhất là thỉnh thoảng nên tới cửa hàng kiểm tra đột xuất để biết nhân viên hiện tại có làm đúng chức trách hay không.
-
Cho nhân viên thay phiên làm việc
Nếu shop của bạn có nhiều nhân viên bán hàng thì hãy sắp xếp ca làm việc của họ xen kẽ nhau, như vậy sẽ làm giảm tối đa các trường hợp gian lận. Tương tự như vậy nếu có nhiều chi nhánh, hãy định kỳ đổi nhân viên các chi nhánh. Cách này có sơ hở là nhân viên thông đồng với nhau để lừa dối bạn, vì vậy bạn chỉ nên thực hiện khi có ít nhất một người mà mình tin tưởng hoàn toàn, người này sẽ làm nhiệm vụ giám sát thay cho bạn.
-
Bắt buộc nhân viên phải in hóa đơn
Có trường hợp nhân viên bán hàng gian lận bằng cách nói khống giá bán cho khách rồi ghi sổ hoặc ghi vào phần mềm giá thấp hơn để ăn chênh lệch. Đối với trường hợp này bạn nên bắt buộc nhân viên phải in hóa đơn hoặc viết tay hóa đơn 2 liên. Trong hóa đơn bao gồm giá bán và số tiền thực thu, tiền trả lại cho khách. Cuối ngày bạn sẽ dựa vào các hóa đơn đó để tính toán xem nhân viên có ăn bớt hay khai khống hay không. Để đạt hiệu quả cao nhất, hãy dán bảng khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn, vì nhiều người vội mải hay quên chuyện này, vô tình tạo điều kiện cho nhân viên gian lận.
-
Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên
Sổ sách nhiều khi vẫn có thể làm giả hoặc sửa đổi được, vì vậy bạn nên sử dụng những phần mềm bán hàng có tích hợp tính năng quản lý nhân viên. Với tính năng này mọi hành động của từng nhân viên, bao gồm việc xuất – nhập hàng hóa, giao dịch với khách, sửa đổi thông tin đều được ghi lại trong lịch sử phần mềm, nhờ vậy bạn có thể dễ dàng tra ra nếu thấy điều khả nghi. Ngoài ra phần mềm bán hàng như vậy thường có tính năng phân quyền, nhân viên bán hàng sẽ không được thay đổi danh mục sản phẩm, nhân viên kho thì không được sửa đơn hàng,… nên bạn cũng dễ dàng kiểm soát hơn. Nếu bạn muốn trải nghiệm thực tế thì có thể nhấp vào nút Đăng ký dùng thử dưới đây để có 15 ngày sử dụng miễn phí tính năng quản lý nhân viên độc đáo này.
