Trong kinh doanh bán lé thường có số lượng hàng hóa nhiều khó quản lý, đôi khi bị thất thoát mà các “ông chủ” vẫn không biết. Thất thoát do nhiều nguyên nhân khách nhau chủ quan, khách quan… dù vì lý do nào thì đều mang lại những nguy cơ cho việc kinh doanh nếu không kiểm soát được việc thất thoát hàng hóa về số lượng và nguyên nhân. Trước khi đi vào những giải pháp chúng ta cần tìm hiểu những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa
1) Nhóm nguyên nhân bên trong gồm:
– Quy trình quản lý kho hàng và cách phân cấp phân quyền chưa rõ ràng từ đó dẫn đến việc
- Kiểm kê hàng hóa không chính xác
- Nhân viên cửa hàng gian lận
- Dán mã hàng hóa nhầm hàng đó là việc mang tem của mặt hàng này dán nhầm sang tem của mặt hàng khác
- Trưng bày lộn xộn khi tìm kiếm hàng hóa trở nên rất khó khăn
- Lơ là trong khâu kiểm soát dẫn đến chính nội bộ làm thất thoát
– Mất hàng do chính sách khuyến mại và thẻ của khách hàng bị nhân viên tận dụng xử lý.
– Mất cắp do nhân viên nhận tiền của khách nhưng lại không nộp lại
2) Nhóm nguyên nhân bên ngoài gồm :
– Mất cắp bởi những khách hàng vào quầy (Đối với những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi khách hàng thường lấy luôn mà không qua quầy tính tiền).
– Đối với hàng thực phẩm ăn liền có thể mất cắp do chính khách hàng sử dụng tại chỗ trong siêu thị
– Khách hàng sử dụng thủ thuật bóc tem của mặt hàng rẻ tiền dán lên mặt hàng đắt tiền để nhân viên tính tiền bị sai
Nhìn vào danh sách các nguyên nhân chúng ta thấy có đến 70% là mất mát do nguyên nhân bên trong điều đó có nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bài toán quản lý nội bộ được xây dựng một cách khoa học.
3. Dưới đây là một số giải pháp tránh thất thoát hàng hoá:
1. Quản lý hàng hoá bằng phần mềm mã vạch
Bài toán kho – vốn là nơi có nhiều hàng hóa khuất tầm mắt chủ cửa hàng – có vẻ khó để không có thất thoát? Tuy chủ cửa hàng không thể tự mình xử lý kho 24/24 nhưng vẫn có thể theo dõi xuất – nhập – tồn kho theo thời gian thực, kiểm soát hoạt động của từng nhân viên, nhờ đó mà can thiệp kịp thời và có cơ sở kết luận về phẩm chất của nhân sự kho. Phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề trên.
Bán hàng, ghi chép thủ công thường xuyên gây ra tính nhầm giá, thu nhầm tiền do trên thực tế có khá nhiều sản phẩm trông tương tự nhau, nhiều mặt hàng cùng một hãng sản xuất phân biệt nhau bằng ngôn ngữ nước ngoài thật khó nhớ.
Sử dụng thiết bị đầu đọc mã vạch trong khi bán hàng để hỗ trợ phân biệt các loại mã hàng hoá mà nhân viên cửa hàng không nhất thiết phải thuộc tên tất cả sản phẩm, do đó hoàn toàn không thể nhầm lẫn khi tính giá.
Ngoài ra, nếu muốn, cửa hàng có thể in ra mã vạch kèm theo giá bán thể hiện ngay bên dưới. Làm như vậy, ngay cả khách hàng cũng có thể kiểm tra việc tính giá trên hóa đơn có đúng hay không nên nhân viên cửa hàng khó làm gian dối được.
Cách thức bán hàng truyền thống đang ngốn không dưới 10 phút và 1-2 nhân viên cho 1 khách hàng: kiểm tra hàng, giao hàng và ghi sổ sách, nhận thanh toán, sắp xếp lại hàng hóa. Nhưng nhiều khách hàng vẫn chưa thực sự hài lòng: họ vẫn cần thanh toán nhanh hơn, hóa đơn chính xác hơn… Bán hàng có hỗ trợ của công nghệ sẽ làm chuẩn hóa các bước bán hàng; tức là rút ngắn quy trình và hiện đại hóa các công cụ bán hàng.
2. Bán hàng phải có hoá đơn
Hoá đơn bán hàng không chỉ giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát được hàng hoá mà còn tránh sự sai sót với khách hàng. Khách hàng sẽ dùng nó đối chiếu những mặt hàng đã mua. Nên yêu cầu khách hàng lấy hoá đơn vì bảo vệ quyền lợi của họ. Trong trường hợp có xảy ra sai sót thì hoá đơn chính là bằng chứng tốt nhất. Ngoài ra khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mọi giao dịch đề ghi nhận lại hành động “In hóa đơn”, nếu thu ngân nào ko in thì sẽ bị trừ tiền theo quy định (phải có chính sách từ trước). Đồng thời phân quyền trong phần mềm không cho phép nhân viên thu ngân sửa/xóa chứng từ mà chỉ được phép làm điều chỉnh hoặc chuyển quyền sửa cho người quản lý cấp cao hơn. Hoặc nếu cho sửa thì phần mềm phải ghi nhận lại hành động sửa đổi để về sau người quản lý có thể truy ra nội dung họ sửa là gì và sửa vào lúc nào, sửa ở đâu,…
Một điều nữa là hoá đơn chính là hình thức quảng cáo cho chính cửa hàng.
3. Lắp camera theo dõi: Lắp hệ thống camera theo dõi kiểm soát hàng hoá, đặc biệt quầy thu ngân.
4. Trang bị thiết bị an ninh và cổng an ninh: Dán tem từ hoặc đính tem cứng nên những mặt hàng có giá trị lớn. Đối với những mặt hàng nhỏ tập trung trưng bày tại 1 quầy và có nhân viên giám sát. Thông thường những mặt hàng nhỏ này bày tại quầy thu ngân.
Tóm lại để bạn có thể kiểm soát hàng hóa tốt và chính xác bạn cần phải làm các việc sau:
– Xây dựng quy trình quản lý kho chặt chẽ phân công công việc rõ ràng có ký bàn giao.
– Lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp.
– Trang bị đầu đọc mã vạch và máy in hoá đơn và thiết bị kiểm kho.
– Lắp đặt camera và hệ thống an ninh chống trộm.
Chúc các bạn thành công!
