Chúng tôi đã chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm mở siêu thị mini và quản lý kho hàng cũng như các sai lầm cần tránh trong những bài viết trước đây. Riêng với quản lý siêu thị mini thì khâu kiểm soát hàng tồn kho cực kỳ quan trọng vì số lượng sản phẩm thường rất lớn, lại đa dạng về chủng loại nên yêu cầu bảo quản khá phức tạp. Nếu muốn nắm rõ tình trạng kho hàng siêu thị mini của mình thì khâu kiểm kê phải làm thật cẩn thận, tránh xảy ra sai sót có thể mang đến thiệt hại lớn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ quy trình kiểm kê hàng tồn kho cơ bản trong việc quản lý siêu thị mini, bạn có thể tham khảo để áp dụng ngay từ hôm nay.
-
Kiểm tra lại tình trạng hàng hóa siêu thị mini tồn kho
Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho bạn cần rà soát lại một lượt tình trạng các sản phẩm trong thời điểm hiện tại. Vì quá trình lưu kho kéo dài có thể khiến một số mặt hàng bị hỏng, biến dạng, hết hạn hoặc xuất hiện dấu hiệu xuống cấp, bạn nên để riêng chúng ra một khu vực khác, tránh lẫn vào những sản phẩm nguyên vẹn khi kiểm kê. Ngoài ra quá trình này còn giúp bạn nhận ra lỗ hổng của hệ thống kho dẫn đến tình trạng trên để tìm biện pháp khắc phục.
-
Phân khu sản phẩm
Thực ra bước này phải được thực hiện ngay từ khi nhập kho, các lô hàng hóa cần sắp xếp theo thứ tự thời gian và chủng loại một cách khoa học. Bên cạnh đó bạn cần đánh số hoặc dán tem nhãn cho từng sản phẩm để dễ dàng quản lý siêu thị mini hơn bằng các phần mềm quản lý siêu thị. Khi sản phẩm được phân khu rõ ràng bạn sẽ không phải mất công tìm kiếm, chắt lọc nên quá trình kiểm kho sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, cũng hạn chế sai sót.
-
Thống kê lại hàng hóa xuất – nhập
Để dễ dàng đối chiếu bạn nên thống kê số lượng hàng hóa nhập từ nhà cung cấp và sản phẩm đã tiêu thụ tính từ kì kiểm kê trước, dựa trên số liệu ghi chép hoặc lưu trữ trong phần mềm quản lý siêu thị. Nếu những số liệu này khớp với kết quả kiểm kho thì chứng tỏ siêu thị mini của bạn không xảy ra tình trạng thất thoát.
-
Thực hiện kiểm kê
Sau khi thực hiện các bước chuẩn bị bạn sẽ tiến vào quá trình kiểm kê thực tế, để khách quan bạn nên chọn nhân viên kế toán hoặc chính bản thân mình thay vì các nhân viên liên quan đến nghiệp vụ kho, bán hàng. Các kết quả kiểm kê cần được nhập ngay vào biên bản bao gồm những thông tin: Mã hàng, Tên hàng, Số lượng tồn báo cáo, Số lượng tồn thực tế, Ghi chú.
Để kiểm kê nhanh chóng bạn nên mang theo máy quét mã vạch và sử dụng các phần mềm quản lý siêu thị có phiên bản di động. Như vậy chỉ cần quét mã bạn sẽ nắm rõ các thông tin về sản phẩm đó để đối chiếu.
-
So sánh kết quả kiểm kê thực tế với báo cáo
Từ những kết quả thu được sau quá trình kiểm kê bạn hãy so sánh với dữ liệu báo cáo lý thuyết trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý siêu thị. Khi phát hiện các chênh lệch thì việc đầu tiên là rà soát lại một lần nữa, sau đó tìm hiểu nguyên nhân rồi quy trách nhiệm. Chênh lệch số liệu sẽ có hai dạng:
Chênh lệch thừa: Số lượng tồn kho thực tế lớn hơn báo cáo, nguyên nhân có thể do bán hàng nhưng không ghi vào phần mềm, nhập hàng mà không nhập số liệu, hàng khuyến mãi tách ra bán riêng,…
Chênh lệch thiếu: Số lượng hàng hóa thực tế nhỏ hơn báo cáo, chủ yếu do thất thoát hàng trong kho.
-
Tổng kết, tìm giải pháp và lên kế hoạch
Việc tiếp theo cần làm là tổng kết lại những chênh lệch từ kết quả kiểm kê hàng tồn kho và tìm ra nguyên nhân, giải pháp cho từng trường hợp cụ thể. Mặc dù là công đoạn cuối nhưng lại cực kì quan trọng, bạn nên làm cẩn thận và triệt để, như vậy mới tránh việc tiếp diễn tình trạng đó vào kỳ sau.
Kiểm kê kho không chỉ để phát hiện thất thoát mà còn là bước tổng kết lại tình hình trong suốt một chặng kinh doanh siêu thị mini. Từ kết quả bạn sẽ biết được mặt hàng nào đang bán chạy, thực trạng nhập hàng ra sao để từ đó lên kế hoạch phát triển kinh doanh siêu thị mini phù hợp trong tương lai.
Trên đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho cơ bản cho việc quản lý siêu thị mini, tùy vào tình hình thực tế, quy mô và đặc trưng riêng mà bạn cần phải điều chỉnh cho phù hợp. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho việc kinh doanh của bạn!
Xem thêm: 8 công cụ quản lý hàng tồn kho hạn chế thất thoát (P1)
