Bất kể bạn mở một công ty quy mô hàng nghìn nhân viên hay một cửa hàng chưa đến chục người, chỉ cần xuất hiện tổ chức mà bạn đóng vai trò quản lý thì phân quyền luôn là kỹ năng quan trọng hàng đầu bạn cần nhớ. Nó là cách bạn điều khiển tổ chức của mình hoạt động, đồng thời cũng giúp bạn quản lý nhân viên dưới quyền một cách hiệu quả. Vậy cụ thể phân quyền là gì, có lợi ích gì và phân quyền như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.
-
Phân quyền cho nhân viên là gì? Tại sao phải phân quyền?
Hiểu một cách đơn giản thì phân quyền là việc chúng ta phân chia một phần quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, như vậy nhân viên sẽ có toàn quyết quyết định những trường hợp nằm trong quyền hạn của mình. Ví dụ bạn phân quyền cho nhân viên kho là quản lý các hoạt động kiểm và xuất – nhập kho, nhân viên đó sẽ được phép truy cập vào dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động nhập, xuất hàng khi cần thiết rồi báo cáo lại.
Cần phân biệt giữa phân quyền với ủy quyền, khi thực hiện ủy quyền thì nhân viên chỉ được trao quyền hạn quyết định trong một số trường hợp cụ thể do bạn chỉ định mà thôi.
Vậy tại sao bạn phải chia nhỏ quyền lực của mình ra cho nhân viên? Tại sao không tập trung quyền hành trong tay để giữ vị trí độc tôn, tối cao? Đơn giản vì càng nắm nhiều quyền thì lượng công việc bạn cần xử lý càng nhiều, trách nhiệm càng lớn và chắc chắn một mình bạn không thể hoàn thành tốt tất cả. Phân quyền sẽ giúp bạn giảm áp lực cho mình và chỉ cần tập trung vào các công việc chính, mang tính chất quyết định.
Ngoài ra phân quyền còn giúp bạn khai thác được các năng lực của nhân viên, tận dụng khả năng sáng tạo cả họ để tăng hiệu quả công việc. Phân quyền cũng là cách để giới hạn sự can thiệp của nhân viên vào các công đoạn khác, ví dụ nhân viên kho sẽ không được phép bán hàng, nhân viên bán hàng thì không được phép kiểm kê sổ sách. Tại một số nơi họ còn dùng phân quyền để thử thách nhân viên trong thời hạn đánh giá.
-
Các mô hình phân quyền phổ biến
Hiện nay có 3 mô hình phân quyền phổ biến thường được sử dụng trong các tổ chức quy mô từ lớn đến nhỏ:
Phân quyền tập trung
Nếu chia tổ chức thành 3 phân cấp theo thứ tự giảm dần về quyền lực gồm Lãnh đạo – Quản lý – Nhân viên thì quyền hành chủ yếu được Lãnh đạo phân cho cấp Quản lý, còn nhân viên cấp cuối không có bất cứ quyền gì. Cấp Quản lý là người thân tín, được Lãnh đạo trao cho rất nhiều quyền hành và chế độ phúc lợi nhằm xây dựng lòng trung thành của họ, nhờ vậy những người Quản lý sẽ dốc hết sức cống hiến. Còn cấp Nhân viên hầu như không được tiếp xúc với Lãnh đạo, không được nghe thông tin hai chiều, hưởng ít bổng lộc, gần như trở thành công cụ cho cấp Quản lý thực hiện công việc mà cấp Lãnh đạo giao xuống.
Đó là lý do vì sao tại nhiều công ty hay cửa hàng nhân viên quản lý cấp trung gian luôn được hưởng nhiều đãi ngộ hơn, trong khi nhân viên bán hàng, phục vụ lại chỉ nhận được lương cơ bản.
Phân quyền đơn lẻ
Nếu kiểu phần quyền trên Lãnh đạo chỉ tập trung giao quyền quyết định cho cấp Quản lý thì tại mô hình này người Lãnh đạo lại có xu hướng trực tiếp phân quyền cho Nhân viên cấp cuối. Họ sẽ chọn trong số các nhân viên một người có năng lực phù hợp và gọi đến để giao quyền trực tiếp. Như vậy công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả tốt hơn, nhưng lại khiến tổ chức lỏng lẻo, cấp Quản lý cảm thấy mình bị “vượt mặt”.
Phân quyền toàn diện
Với mô hình này thì ai trong tổ chức cũng được phân quyền theo thứ tự từ cao xuống thấp, nghĩa là không có chuyện bị “vượt mặt” hay chỉ dừng lại ở cấp trên nữa. Lãnh đạo vẫn có thể điều nhân viên cấp cuối lên làm việc nhưng phải qua sự điều phối của Quản lý trực tiếp. Mặc dù có vẻ tốn thời gian và quá nguyên tắc nhưng với mô hình này tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến.
-
Bí quyết phân quyền hiệu quả khi quản lý nhân viên
Nếu bạn muốn quản lý nhân viên thật tốt vừa muốn đạt hiệu quả cao trong công việc thì nên chọn mô hình phân quyền toàn diện. Bạn sẽ phân quyền cho cấp quản lý rồi cấp quản lý tiếp tục phân quyền xuống phía dưới sao cho hợp lý và tận dụng được nguồn nhân lực. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn phân quyền nhân viên hiệu quả hơn:
– Đưa ra thời hạn phân quyền: Khi phân quyền cho nhân viên cấp dưới bạn có thể đưa ra kèm thời hạn có hiệu lực, ví dụ 6 tháng, 1 quý hay 1 năm, nếu nhân viên làm tốt thì có thể được nhận thêm quyền hành còn nếu không thì trao lại cho người khác. Như vậy nhân viên sẽ có thêm động lực khi nhận nhiệm vụ mà bạn trao cho họ.
– Nêu rõ quyền hạn và nội dung công việc: Để tránh việc hiểu lầm hoặc nhân viên cố tình lần quyền, bạn nên cho họ biết rõ quyền hạn được trao và những công việc cần phải hoàn thành. Điều này cũng đồng thời giúp cho nhân viên biết mình phải làm gì.
– Định kỳ đánh giá công việc đã phân quyền: Cách một đoạn thời gian nhất định bạn cần đánh giá lại hiệu quả công việc mà nhân viên đã làm, xem họ có tận dụng hết quyền hành được trao hay không.
– Phân quyền không có nghĩa là rủ bỏ trách nhiệm: Cần xác định ngay từ đầu việc bạn phân quyền là để tận dụng nguồn lực và quản lý tổ chức, chứ không phải để chối bỏ trách nhiệm. Dù kết quả công việc của nhân viên có ra sao thì bạn vẫn phải chịu liên đới.
– Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng phân quyền nhân viên: Những phần mềm này sẽ giới hạn thao tác của nhân viên, ngăn cho họ không “lấn quyền” hoặc thực hiện các hành vi gian dối, giúp bạn dễ dàng quản lý nhân viên hơn. Để sử dụng miễn phí 15 ngày, bạn có thể nhấp ngay vào nút đăng ký màu xanh ở dưới đây.
