Là một doanh nghiệp nhỏ, khi bạn bắt đầu xây dựng, thiết lập quy trình vận chuyển, bạn chỉ cần làm thế nào để các đơn hàng đã ra khỏi kho sẽ không bao giờ quay lại và tìm cách tối đa hóa hiệu quả quy trình vận chuyển. Vậy bước đầu tiên cần làm gì? Hãy đến ngay kho hàng và kiểm tra xem hệ thống đang hoạt động (hoặc không hoạt động) như thế nào.
Thực chất việc này giống như việc nhổ cỏ trên sân nhà thôi, nó cần được làm thường xuyên. Bạn sẽ cảm thấy yên tâm và thoải mái khi rời khỏi kho khi mà bạn đã dành thời gian lưu tâm đến nó và biết thứ gì ở đâu, vận hành như thế nào một cách chính xác.
Công việc kiểm tra hệ thống cần được thực hiện một cách liên tục để sớm phát hiện nơi gây ra lãng phí thời gian – tiền bạc và xử lý chúng. Thậm chí, nếu như không có lỗi gì xảy ra thì bạn vẫn nên thực hiện công tác kiểm tra quy trình vận chuyển hàng hóa ít nhất mỗi năm một lần để tối đa hóa hiệu quả.
Hãy tự trả lời những câu hỏi sau để biết quản lý kho như thế nào thông qua việc kiểm soát kênh vận chuyển?
Có thể bạn cần Công cụ quản lí bán hàng miễn phí
1. Tối đa không gian như thế nào?
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một vài mặt hàng bán chạy hơn so với các mặt hàng còn lại. Trừ khi các mặt hàng ấy quá to và khó cài đặt hay sắp xếp nếu không chúng nên được lưu trữ ở gần khu vực đóng gói và vận chuyển để dễ dàng xử lý hơn trong quy trình vận chuyển đến tay khách hàng.
Tốt hơn nữa, nếu các mặt hàng này có thể bán luôn thì hãy đóng gói nó trước. Ngay cả khi bạn thuê một người chuyên đóng hàng thì vẫn có thể để họ chuẩn bị đóng gói trước một số mặt hàng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian khi có đơn đặt hàng.
2. Hàng hóa đã được dán nhãn rõ ràng?
Hãy thử nhờ một người bạn hoặc một người chưa bao giờ làm việc hay va vấp với quy trình vận chuyển hàng hóa cũng như hệ thống của bạn. Yêu cầu họ tìm giúp bạn một sản phẩm trong khu vực lưu trữ và đưa nó tới chỗ vận chuyển càng nhanh càng tốt.
Nếu họ mất quá nhiều thời gian trong kho hàng thì bạn hãy tính thời gian và hỏi xem họ gặp rắc rối ở đâu. Từ đó, quyết định toàn bộ quá trình ghi nhãn và mã hóa nhằm mục đích giúp bất kỳ nhân viên mới nào cũng có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm.
Đọc thêm bài viết về Bí mật quản lí kho hàng theo mô hình quản trị tinh gọn Lean
3. Sản phẩm được lưu trữ để tối đa hóa khả năng tìm kiếm ?
Nguyên tắc đầu tiên, không nên xếp các vật nặng vào các kệ trên. Hãy đặt các vật phẩm thường xuyên được mua vào nơi dễ tìm kiếm, tiếp cận nhất. Tốt nhất hãy sắp xếp các mặt hàng bán chạy trên cùng một kệ hàng.
Một số doanh nghiệp làm rất tốt khâu đóng gói sản phẩm cho những khách hàng quen thuộc mua và tạo cho chúng một SKU riêng. Hãy luôn giữ cho tầm nhìn bao quát, khoa học. Hãy làm những gì hiệu quả nhất, dù cho là thùng rác cũng phải gọn gàng, sạch sẽ phòng khi cần tìm cái gì đó. Ngoài ra, việc sử dụng bảng chữ cái alphabet để nhóm các sản phẩm lại sẽ giúp tối đa hóa khả năng tìm kiếm.
Đọc thêm bài viết về Quản lí kho theo mùa vụ: giải pháp tối ưu cho các nhà bán lẻ
4. Quy trình vận chuyển hàng hóa được tổ chức hiệu quả?
Hãy dành thời gian để chính bản thân hoặc đưa đối tác đi thị sát quy trình đóng gói sản phẩm trước khi vận chuyển.
Sau khi kiểm tra kĩ lưỡng hệ thống quy trình giao nhận vận tải , bạn hãy trả lời những câu hỏi sau để biết nó thực sự đã được tổ chức hiệu quả chưa: Tất cả những công cụ, dụng cụ như băng keo, thùng hộp, bao bì đóng gói… có hợp lý, có dễ dàng làm việc với chúng không? Bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh hay vận chuyển theo mức phí cố định? Bạn có cần phải thay đổi kích thước hay đóng gói trước một số hộp hay không? Trong quá trình từ khi bắt đầu cho đến bước cuối cùng trong hệ thống kênh vận chuyển bạn đã thấy mọi thứ hợp lý chưa? Bạn có thể cắt bước nào để tiết kiệm thời gian và chi phí hay không?
5. Bạn chọn nơi vận chuyển ở đâu?
Việc lựa chọn vị trí của trạm vận chuyển liên quan đến kho lưu trữ hàng hóa của bạn. Nếu chuỗi hoạt động này không phải là một quá trình chuyển đổi liền mạch từ việc chọn hàng đóng gói cho đến chuyển đi thì khá tệ đấy. Bạn cần tổ chức và lựa chọn lại vị trí nơi vận chuyển.
Có nhiều người khi bắt đầu kinh doanh, họ có văn phòng tại nhà và thường chọn tầng trệt nơi để xe là kho hàng. Thật ra điều đó cũng tốt và bạn vẫn có thể duy trì nó. Nhưng nếu lượng hàng tồn kho của bạn tăng lên, đòi hỏi không gian lưu trữ rộng hơn thì bạn vẫn lưu trữ hàng tồn kho ở nhà hay thuê mặt bằng riêng để tối đa hóa hiệu quả?
6. Liệu bạn có thể lên kế hoạch cho từng quy trình trong kênh vận chuyển không?
Bạn có biết sắp xếp không gian trống? Nó có nghĩa là bạn sẽ dành một không gian riêng cho từng công đoạn từ trước khi hoàn thành đóng gói cho tới khi vận chuyển đến cửa hàng. Nhưng cũng có thể có những mặt hàng được bán mà không cần đóng gói. Sau khi đóng gói, sản phẩm được đưa đến nơi dành cho tất cả các hàng đóng gói lưu trữ đã được chỉ định rõ ràng cho tới khi được vận chuyển đi.
Bạn sẽ không bị mất hay thất lạc bất cứ sản phẩm nào trên tuyến đường vận chuyển nếu các thùng hàng, giỏ hàng đều được đánh dấu bằng mã hay màu sắc một cách rõ ràng
7. Quy trình vận chuyển có được chia từng bước rõ ràng?
Trên thực tế, không một ai muốn thấy khách hàng thất vọng hay phàn nàn về sự chậm trễ hay mất đơn đặt hàng. Căng thẳng, dồn nén nếu mọi thứ lộn xộn và không được giải quyết một cách nhanh chóng.
Bạn sẽ tiêu tốn ít thời gian hơn nếu bạn đã đi trên những “con đường mòn” quen thuộc . Hệ thống theo dõi, ghi chú liên quan đến lô hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn,… và rất nhiều thứ khác nữa cần được kiểm soát liên tục, rõ ràng. Hơn nữa, bạn có sao lưu dự phòng hoặc in bản sao lưu của các đơn hàng gần đây phòng trường hợp máy tính bị hỏng?
Một trong những cách đơn giản nhất để tiết kiệm thời gian là có được không gian làm việc hiệu quả với các bộ phận chuyên nghiệp cho từng quy trình vận chuyển.
Các bạn chú ý theo dõi Hướng dẫn tối ưu quy trình vận chuyển trong kinh doanh (P2) nhé!
