Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm. Dịp cuối năm này cũng là dịp các doanh nghiệp xả hàng tồn kho và đưa ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Và đây cũng chính là thách thức cho doanh nghiệp về vấn đề quản lý kho hàng sao cho hiệu quả. Bạn đã quản lý kho hàng đúng cách? Nếu chưa thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của Kinh Doanh Việt để biết cách quản lý hàng tồn kho hợp lý.
Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho
Hàng trong kho cũng giống như dòng tiền. Nếu bạn không biết cách luân chuyển, biến hàng thành tiền và ngược lại thì điều này có thể khiến việc kinh doanh của bạn trở nên trì trệ. Đó chính là lý do vì sao việc quản lý kho hàng tốt lại là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc phát triển của một doanh nghiệp.
Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí
Tránh hư hỏng: Những sản phẩm có ngày hết hạn như thực phẩm hay mỹ phẩm sẽ rất dễ bị hư hỏng nếu bạn không bán trong thời hạn. Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ sẽ giúp bạn kiểm soát được hạn sử dụng của hàng hóa, từ đó biết được những sản phẩm nào cần luân chuyển nhanh để tránh những sự hư hỏng không cần thiết.
Tránh ế hàng: Hàng ế là hàng không thể bán ra thị trường, không phải vì nó hết hạn mà có thể nó đã hết mùa, lỗi mốt hay lỗi thời. Nếu quản lý hàng tồn kho tốt thì bạn sẽ hạn chế tối đa việc ế hàng thậm chí hoàn toàn tránh được việc này.
Tiết kiệm chi phí lưu kho: Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Khi bạn lưu kho quá nhiều sản phẩm hay hàng hóa của bạn cồng kềnh thì chi phí sẽ tăng lên. Vì vậy, nếu biết tính toán lượng hàng nhập vào thì bạn sẽ tiết kiệm đáng kể khoản tiền này.
Quản lý hàng tồn kho hợp lý giúp cải thiện dòng tiền mặt
Việc quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền mà nó còn cải thiện dòng chảy tiền mặt. Luôn nhớ rằng, bạn phải dùng tiền để mua hàng hóa và bán hàng hóa để thu lại tiền mặt. Tuy nhiên, hàng hóa sẽ không thể biến thành tiền nếu nó cứ nằm ở trong kho.
Đó chính là lý do tại sao quản lý hàng hóa lại tác động đến dòng tiền. Yếu tố đầu tiên bị ảnh hưởng đó chính là doanh số bán hàng (bạn cần phải bán bao nhiêu sản phẩm) và tiếp theo là chi phí (bạn cần mua bao nhiêu sản phẩm). Cả hai yếu tố này đều là hai yếu tố quyết định đến số tiền mặt mà bạn có trong tay. Nếu bạn quản lý hàng tồn kho tốt thì cũng đồng nghĩa với việc bạn quản lý dòng tiền tốt.
Khi bạn có một hệ thống kiểm kê hàng hóa chuẩn, bạn sẽ biết chính xác mình đang có bao nhiêu sản phẩm, và dựa trên doanh số bán hàng thì bạn có để đưa ra quyết định nhập thêm hàng khi gần hết. Điều này không chỉ đảm bảo bạn không bị mất doanh số bán hàng do bị thiếu hàng mà còn có thể lập kế hoạch cho việc mua thêm hàng hóa, từ đó giữ cho dòng tiền mặt không bị thiếu hụt.
Kỹ năng quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một công việc đòi hỏi sự linh hoạt trong kinh doanh. Việc quản lý như thế nào cho tối ưu là khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung đó là các doanh nghiệp đều phải cố gắng hạn chế tối đa thất thoát gây ra bởi con người. Điều này có nghĩa, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm là một cách quản lý rất hiệu quả. Nếu bạn đang kinh doanh với Kinh Doanh Việt thì công cụ quản lý kho hàng đã được tích hợp trong trang quản trị. Tuy nhiên, bất kể bạn đang sử dụng hệ thống website nào thì 8 kỹ năng sau đây sẽ giúp bạn cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho và dòng tiền của bạn.
-
Thiết lập mức tồn kho tối thiểu
Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho mỗi sản phẩm. Tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu, khi gần đến mức tồn kho tối thiểu thì bạn phải có kế hoạch nhập mặt hàng đó về để tiếp tục bán. Mức tồn kho tối thiểu sẽ thay đổi tùy theo từng sản phẩm dựa trên mức độ bán chạy và thời gian hàng được chuyển tới kho.
Mặc dù, để thiết lập được mức tồn kho tối thiểu hợp lý bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra quyêt định, nhưng khi đã xác định được con số này thì quá trình nhập hàng sẽ được hệ thống hóa và trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Việc quản lý kho không chỉ dễ dàng hơn mà còn giúp bạn đưa ra quyết định nhập hàng nhanh chóng, thậm chí bạn hoàn toàn có thể giao cho nhân viên quyết định nhập hàng dựa trên mức tồn kho tối thiểu đã quy định.
Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho tối thiểu cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh.
-
Nhập trước – Xuất trước
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại. Nguyên tắc này đặc biệt cần thiết nếu bạn đang kình doanh các sản phẩm dễ hư hỏng. Vì thế, hãy đảm bảo không một sản phẩm nào bị tồn lại quá lâu trong kho hàng.
Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt. Chẳng hạn như đồ công nghệ hay thời trang, thiết kế cũng như tính năng luôn luôn được cập nhật mới. Vì vậy, nếu không muốn chúng biến thành hàng ế dẫn đến giảm khả năng bán ra thì nên tuân thủ theo nguyên tắc trên.
Để thiết lập được hệ thống quản lý nhập trước – xuất trước, bạn cần sắp xếp nhà kho hợp lý. Nghĩa là các sản phẩm mới nhập sẽ được xếp ở phía sau, còn hàng cũ thì để ở phía trước, như vậy bạn sẽ không bị nhầm lẫn thứ tự và các lô hàng cũ cũng không bị bỏ lại phía sau.
Trên đây là những tư vấn về kỹ năng quản lý kho hàng mà bất cứ chủ shop nào cũng nên biết. Mời bạn tiếp tục theo dõi những nguyên tắc tiếp theo trong Phần 2 của bài viết.
