Kinh doanh không thể nào tránh khỏi vấn đề hàng tồn kho. Vậy các cửa hàng bán lẻ, shop kinh doanh nhỏ có cần quản lý hàng tồn kho không? Và quản lý hàng tồn kho như thế nào để việc kinh doanh có hiệu quả?
Việc quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp nhỏ lẻ và doanh nghiệp lớn. Quản lý kho sẽ nắm rõ được số lượng và giá trị hàng hóa hiện có của doanh nghiệp mình. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện các chương trình giảm giá, khuyến mại (đối với hàng cũ, hàng tồn) và thúc đẩy mua mới, gia tăng sản xuất (đối với hàng bán chạy).
Quản lý hàng tồn kho cần có bí quyết riêng, nếu không sẽ tạo ra sự hỗn loạn và mất cân bằng giữa kho và cửa hàng. Khi quản lý kho, nên phân chia các mặt hàng thành 3 chủng loại là:
Nếu nắm được số lượng và giá trị của mặt hàng, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện nhiều chiến lược, kế hoạch kinh doanh hay, tránh việc tồn kho quá lâu làm rủi ro lỗ vốn cho doanh nghiệp.
Nên kiểm tra kho thường xuyên
Việc kiểm tra kho thường xuyên sẽ giúp bạn nắm rõ được số lượng tồn đọng của hàng hóa. Quan trọng nhất là kiểm tra xem hàng hóa trong kho có khớp với số liệu ghi chép không. Nếu có sự chênh lệch thì tìm nguyên nhân để giải quyết (do kiểm nhầm, do gian lận..).
Sử dụng mã vạch việc quản lý hàng tồn kho sẽ hiệu quả và nhanh gọn hơn
Kiểm tra kho thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện ra những sản phẩm bị hư hỏng, có lỗi để xử lý nhanh, tránh bán ra gây mất uy tín cho doanh nghiệp.
Đồng thời, kiểm tra kho thường xuyên không chỉ giúp bạn nắm bắt được tình hình hàng hóa mà còn kiểm tra được năng lực, phẩm chất của nhân viên.
Nên quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Hầu hết các cửa hàng hiện giờ đều quản lý hàng hóa bằng mã vạch, mã số để dễ dàng nắm bắt được số lượng xuất – nhập. Nên dán nhãn tất cả sản phẩm để giúp nhân viên phân loại, kiểm kê được rõ ràng hơn. Ví dụ bạn bán giày nữ chẳng hạn, có thể đặt mã là GCG001 (giày cao gót), XDN001 (xăng đan nữ), GTT001 (giày thể thao)…Có rất nhiều cách đặt tên mã. Nên đặt thông minh để dễ nhớ và dễ kiểm kê.
Sau khi đánh mã nên sắp xếp khoa học trên kệ. Có thể dán tên lên kệ và phân thành khu để dễ dàng nhận biết. Tránh mất nhiều thời gian để tìm vừa ảnh hưởng đến hiệu suất công việc vừa khó kiểm soát hàng hóa.
Xem thêm: 8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Hậu quả của việc thiếu chuyên nghiệp trong quản lý hàng tồn kho
Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho, chắc chắn cửa hàng – doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề không mong muốn sau:
– Không nắm rõ được hàng hóa hiện có nên không biết hàng sắp hết hoặc đã hết để mua thêm, sản xuất thêm. Hoặc hàng còn tồn rất nhiều nhưng vẫn nhập thêm về gây tình trạng đã tồn còn tồn nghiêm trọng hơn.
– Bị động trong quản lý vốn. Vốn bỏ ra chưa thu hồi về được. Làm gián đoạn việc kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp, cửa hàng.
– Do nhầm tưởng hàng còn nhiều nên chủ doanh nghiệp đầu tư vào quảng cáo. Làm lãng phí tiền bạc, mất uy tín với khách hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.
– Giảm uy tín với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy mất hứng với cửa hàng khi món đồ họ mua đã hết. Họ sẽ tìm đến cửa hàng khác và nếu dịch vụ, chất lượng của đối thủ tốt hơn, bạn đã mất đi 1 khách hàng tiềm năng.
Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp ABC
– Quản lý hàng tồn kho lỏng lẻo dễ xảy ra tình trạng hàng hóa bị thất thoát ra bên ngoài. Nếu bạn không may thuê phải nhân viên thiếu trung thực thì việc bị tổn thất là điều khó tránh khỏi. Nếu kiểm soát tốt hàng hóa trong kho, bạn không chỉ nắm bắt được tình hình kinh doanh để đưa ra các chiến lược thu hút khách mà còn quản lý nhân viên tốt hơn. Như vậy sẽ hạn chế rủi ro mất cắp.
– Đối với kinh doanh online thường có những đơn chuyển hoàn. Nếu khách hủy đơn mà nhân viên quên không ghi chép lưu lại thì sẽ gây ra tình trạng chênh lệch hàng hóa trong kho. Nếu gặp phải chủ doanh nghiệp nghiêm khắc, chắc chắn nhân viên sẽ bị phạt.
– Thiếu sự rõ ràng trong chi phí nhập hàng và tỉ lệ lãi suất. Giá hàng hoá nhập vào tùy từng thời điểm sẽ có những thay đổi nên cần được kiểm kê tỉ mỉ. Vì nó phản ánh trực tiếp tiền lãi cuối cùng.
Qua những phân tích trên, có thể thấy tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho đối với kinh doanh online và kinh doanh offline. Nếu bạn có bí quyết quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp của mình hạn chế được rủi ro và thực hiện kinh doanh tốt hơn.
