Quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề đau đầu của nhiều chủ cửa hàng kinh doanh hiện nay. Thật vậy, nhiều người đã mắc phải những sai lầm khi quản lý hàng tồn kho, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh cũng như dòng lợi nhuận của cửa hàng.
Trong cuốn mang tên “Start Your Own Business”, tác giả, đồng thời là nhân viên của tập đoàn liên doanh Entrepreneur Media đã đưa ra những tips, những lời khuyên quý báu giúp bạn vượt qua những khó khăn và bắt đầu khởi nghiệp. Bên cạnh đó người viết cũng khích lệ và ủng hộ bạn nên cố gắng vượt qua khoảng thời gian 3 năm đầu đầy khó khăn trên cương vị là chủ của 1 cửa hàng.
Trong trích đoạn mà bài viết nêu ra, tác giả đã diễn giải nhân tố chính, cũng là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình kiểm soát lượng hàng tồn kho, để từ đó bạn có thể dễ dàng nắm bắt được chìa khóa thành công trong kinh doanh.
1. Vấn đề quản lý hàng tồn kho
Khi nhắc đến vấn đề kiểm soát hàng tồn kho, những định hình ban đầu của cửa hàng cần trả lời được các câu hỏi như: lượng hàng tồn kho đó sẽ phân loại như thế nào và có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng khi cần không?
Đồng thời, liệu sản phẩm đó có đủ sức ảnh hưởng trên thị trường giúp cửa hàng trụ vững và xoay xở trước những sóng gió tiềm ẩn về sau hay không? Vì là cửa hàng mới được thành lập nên bạn sẽ không có các cơ sở dữ liệu cũng như biên bản kê khai số lượng hàng hóa chính xác mà những năm trước đã bán ra. Đây chính là thời điểm bạn phải sử dụng tới phương pháp dự báo doanh thu để từ đó đưa ra những quyết định chính xác nhất thông qua 1 bản kế hoạch kinh doanh chi tiết.
Tính đến lượng hàng hóa nhất định để lưu kho, bạn cũng nên cân nhắc tới vấn đề tổng thời gian từ khi bắt đầu cho tới khi hoàn thành 1 chu trình đặt hàng. Ví dụ, nếu như 1 sản phẩm có tổng thời gian tính từ khi đặt hàng tới lúc nhận hàng là 4 tuần và trong vòng 1 tuần sẽ có 10 sản phẩm được bán ra thì trên lý thuyết trong kho của bạn phải có ít nhất 40 sản phẩm chưa kể tới sẽ có những đơn hàng đặt thêm.
Lượng hàng trong kho không đủ đồng nghĩa với việc doanh thu bán hàng sẽ thấp đi và tốn nhiều thời gian trong việc đặt hàng. Việc hết nguyên liệu trong quá trình sản xuất cũng như một mắt xích trong dây chuyền hoạt động không hiệu quả cũng đồng nghĩa với việc chí phí tốn vào những vấn đề kể trên sẽ tăng lên. Trong trường hợp này các nhân viên của bạn vẫn sẽ được trả lương mặc dù họ chỉ ngồi nguyên 1 chỗ do không có việc gì để làm. Và đến khi lượng hàng hóa đổ dồn về kho với số lượng lớn thì họ lại phải làm thêm giờ cho kịp tiến độ giao nhận, tất nhiên họ sẽ được trả thêm lương.
Có một cách quản lý hàng tồn kho, giúp cửa hàng luôn chủ động và không lo về vấn đề thiếu hụt hàng hóa đó là xây dựng một giới hạn an toàn dựa trên số liệu tồn kho cơ bản (gọi tắt là Margin). Để biết được bao nhiêu tài sản dự trữ là đủ cho cửa hàng của bạn hãy tính đến tất các cả các tình huống có thể xảy ra cũng như các yếu tố có thể khiến hàng hóa bị chậm trễ so với thỏa thuận ban đầu. Một trong những yếu tố có thể do hàng hóa được vận chuyển từ nước ngoài và bị quá cảnh tại sân bay. Sau khi đã khởi nghiệp được một thời gian bạn sẽ thấy mọi thứ dường như đơn giản hơn, bạn sẽ tính toán được thời gian chính xác hàng về kho của mình. Khi đó xác suất xảy ra sự chậm trễ sẽ thấp hơn.
2. Cần tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều
Việc tính toán làm sao để hàng hóa không tồn đọng quá nhiều trong hoạt động quản lý hàng tồn kho là một việc làm vô cùng quan trọng đối với cửa hàng. Với những sản phẩm chỉ sản xuất theo từng thời vụ như quần áo, nội thất gia đình, hay quà tặng vào các dịp lễ thì việc tồn kho lại càng dễ xảy ra nếu như cửa hàng không có những tính toán hợp lý. Đặc trưng của các sản phẩm sản xuất theo thời vụ đó là thời gian sử dụng ngắn và chúng sẽ rất khó bán nếu đã qua thời điểm mà nhu cầu của người tiêu dùng tăng cao nhất. Trái lại, những mặt hàng ít mang tính “thời trang” hơn như các thiết bị sửa chữa đường ống nước, đồ dùng văn phòng,… sẽ không khiến cửa hàng phải quá lo lắng nếu lỡ như chúng có tồn kho bởi những mặt hàng này thường rất lâu mới lỗi thời.
Bất kể cửa hàng của bạn có đang kinh doanh trong lĩnh vực gì thì việc kiểm soát hàng tồn kho là cực kì quan trọng. Không những chúng ta sẽ mất rất nhiều chi phí cho việc bảo quản mà đồng thời còn mất thêm tiền thuế cũng như bảo hiểm cho chúng. Việc mua quá nhiều sản phẩm tồn kho cũng sẽ làm giảm tính lưu động trong cửa hàng-một điều không thể phạm phải trong kinh doanh.
Một số cửa hàng đã dần kiểm soát được vấn đề hàng tồn kho bằng cách tính toán cẩn thận trong những lần đặt hàng tiếp theo. Tuy nhiên cái gì cũng có 2 mặt của nó, việc tính toán quá chi li và quá sát có thể khiến cửa hàng không đủ hàng để bán ra bên ngoài. Để tránh cả 2 nguy cơ này hãy sử dụng tốt quỹ tiết kiệm tiền dự trữ và chỉ đặt hàng với những nơi mà bạn chắc chắn có thể tiêu thụ được.
Các bạn chú ý theo dõi phần tiếp theo của Cách quản lý hàng tồn kho dựa trên doanh số theo mô hình ABC nhé
