Quản lý quỹ tiền mặt trong kinh doanh là vấn đề sống còn quyết định độ hiệu quả của bất cứ mặt hàng kinh doanh nào. Không chỉ là mục đích kinh doanh chủ yếu của không ít người, không được quản lý chặt chẽ tiền sẽ là nguyên nhân phát sinh rủi ro và có thể dẫn đến phá sản nếu sử dụng không được hợp lý. Trong kinh doanh càng quan trọng hơn khi tiền là yếu tố chính tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo những đã trình bày ở bài Quản lý tiền mặt hiệu quả trong kinh doanh để có được cách quản lý tiền mặt hiệu quả nhất. Dưới đây sẽ là các công cụ, công nghệ phần mềm hỗ trợ việc quản lý nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm và hiệu quả.
1, Quản lý tiền mặt bằng sổ sách
Quản lý bằng sổ sách mất thời gian và dễ thất thoát
1 công cụ lâu đời nhất mà chúng ta vẫn thường sử dụng là giấy tờ sổ sách theo cách quản lý truyền thống và thói quen lâu dài. Với cách này áp dụng khá hiệu quả cho các cửa hàng nhỏ theo hộ gia đình hoặc các cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì số tiền mặt không có quá nhiều hơn nữa rủi ro không cao, nên quản lý tiền mặt theo cách ghi chép vẫn mang lại hiệu quả.
Theo đó với hình thức quản lý này, kết hợp cùng quản lý hàng hóa, lượng chi tiêu được ghi ra và tổng hợp cho mỗi cuối ngày để xem lãi lỗ. Các khoản chi tiêu dùng phải được tính toán riêng: Tiền nguồn hàng, tiền thuê nhân viên, chi phí … Tuy nhiên cũng như đã nói ở trên, hình thức quản lý tiền mặt sổ sách bị giới hạn bởi quy mô cửa hàng. Với các cửa hàng có quy mô lớn hơn hình thức này sẽ dễ dàng nảy sinh thất thoát. Hơn nữa nếu làm mất thì toàn bộ thông tin thu chi về cửa hàng sẽ là 1 rủi ro.
2, Sử dụng excel
Quản lý quỹ tiền mặt bằng Excel mà phần mềm sử dụng chủ yếu cho bên kế toán với cấu tạo theo bảng và tích hợp nhiều phép tính cho phép việc quản lý tiền mặt đơn giản hơn. Đây là phương thức được sử dụng khá rộng rãi với các cửa hàng vừa và có cả các cửa hàng lớn với 1 số mặt hàng kinh doanh có dòng tiền ổn định.
Excel là phần mềm được sử dụng khá rộng rãi nhưng nhìn vào những con số này ít ai có đủ bình tĩnh để kiểm tra
Hình thức quản lý tiền mặt này dựa trên việc thiết kế theo cột, lưu trữ thông tin các giao dịch, lượng tiền thu chi hàng ngày và các công thức tính toán được lập trình sẵn khiến việc quản lý chính xác hơn. Thêm vào đó khả năng lưu trữ lớn cho phép chúng ta lưu trữ với mức dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, để sử dụng ứng dụng này có hiệu quả, bạn cần nắm được thành tạo 1 số cách tính cũng như thiết kế 1 cách nhìn tổng quan hiệu quả cho cửa hàng trên excel. Thêm vào đó, dữ liệu này mang tính chất offline và người quản lý sẽ khó nắm bắt được khi không có mặt tại cửa hàng 1 thời gian. Nếu trong quá trình chỉnh sửa hay cập nhật dữ liệu mà mất điện thì toàn bộ quá trình quản lý tiền mặt trước đó sẽ bị mất. Và xét chung cách tính toán vẫn cần đến khá nhiều thời gian và công sức của người kinh doanh.
Quản lý IMEI – ưu việt cho các cửa hàng kinh doanh
Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch
Những lý do khiến bạn phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ngay lập tức
3, Excel online
Đây là 1 giao diện online của excel dưới ứng dụng của điện toán đám mây. Giao diện này cho phép bạn sử dụng hoàn toàn như 1 bản excel offline và có thể tải dữ liệu về máy để lưu trữ. Tuy nhiên 1 ưu điểm là khi quản lý tiền mặt kinh doanh trên đây, bạn có thể dễ dàng kiểm tra nếu có 1 chiếc máy tính kết nối internet cho dù bạn đang ở xa. Đặc biệt là chế độ lưu tự động và nhiều người có thể sử dụng trong cùng 1 thời điểm.
Tuy nhiên khả năng quản lý tiền mặt của ứng dụng này cũng có nhiều bất cập như bản offline.
4, Quản lý tiền mặt với phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng là tích hợp đầy đủ “công cụ” quản lý hàng hóa cho quá trình kinh doanh thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Điều tuyệt vời của ứng dụng này là ngoài những tính năng cho hàng hóa, phần mềm quản lý tiền mặt với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường.
phần mềm quản lý tiền mặt với nhiều ưu việt hơn hẳn các cách quản lý thông thường
Dòng tiền được lưu trữ chi tiết cho từng mặt hàng thu vào bán ra, theo ngày cụ thể. Tiền hàng cho mỗi nhà cung cấp hay công nợ, tiền lương trả nhân viên, chi phí…. Cùng với đó là khả năng tính toán có sẵn cho ra báo cáo giúp người kinh doanh dễ dàng đánh giá tốc độ thay đổi của dòng tiền, những chi phí nào đã gia tăng, hiệu quả kinh doanh thông qua doanh thu, giảm thiểu mức rủi ro do thất thoát 1 cách đáng kể. Từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh cho phù hợp. Hơn nữa 1 ưu việt của ứng dụng quản lý tiền mặt đồng bộ giữa website bán hàng với phần mềm quản lý bán hàng, cùng đơn hàng online, quản lý dòng tiền kinh doanh online dễ dàng. Đây là 1 ưu việt hơn hẳn so với các cách quản lý thông thường.
Ngoài ra khả năng sử dụng thông qua các thiết bị cầm tay như ipad hay iphone cho quản lý tiền mặt từ xa hiệu quả trên nền tảng internet. Cho quá trình quản lý chặt chẽ.
Có thể bạn cần biết:
Ý tưởng kinh doanh quán cafe ngủ
Kiếm 8,4 triệu USD nhờ ý tưởng kinh doanh quần áo cũ
Xây dựng chiến dịch Marketing nhờ phần mềm quản lý bán hàng
