Tôi đã từng bị ám ảnh mỗi khi nghe cái từ “hàng tồn kho”. Khi còn là sinh viên, tôi thường làm công việc bán thời gian tại một cửa hàng. Ở cái vị trí thu ngân kiêm thủ kho mấy năm trời nên chuyện hàng tồn kho xảy ra với tôi lúc đó như cơm bữa. Tôi luôn gặp ác mộng sau khi phải đếm và kiểm hàng tồn kho cuối ca bởi nó quá nhiều và có quá nhiều thứ cần kiểm kê. Thông thường đối với các doanh nghiệp, họ thường kiểm kê lượng hàng tồn đọng vào cuối năm để đảm bảo số lượng nhập/xuất đúng với sổ sách. Và công việc này cần sự giúp đỡ từ rất nhiều người.
Gần đây, tôi mới hiểu được tầm quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Bởi vì khi lượng hàng tồn kho quá nhiều thì bạn buộc phải bỏ tiền ra để thuê kho trữ hàng và bạn chỉ có thể thu hồi vốn cũng như những khoản tiền đã bỏ ra cho chúng khi bán được chúng đi.
Vậy tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Hàng tồn kho còn nhiều đồng nghĩa với việc nguồn tiền đầu tư của bạn cũng chết dí với chúng. Chưa kể hàng loạt khoản chi phí không tên liên tục bám đuổi khi trữ lượng hàng tồn kho tăng lên.
Do đó, nếu quản lý hàng tồn kho tốt cũng là một điểm quyết định quan trọng trong việc phát triển một công ty. Cũng giống như việc kiểm soát dòng tiền vốn, nó có thể giúp bạn xây dựng nhưng cũng có thể là nguyên nhân hủy hoại công ty của bạn.
Quản lý tốt hàng tồn kho là cách tiết kiệm và bảo toàn đồng tiền của bạn
Dưới đây là những lợi ích cơ bản khi bạn có chiến lược quản lý hàng tồn kho tốt.
Tránh để hàng bị hỏng hay hết hạn sử dụng
Với các sản phẩm có thời hạn sử dụng như thực phẩm hay mỹ phẩm. Bạn sẽ không thể thu hồi vốn nếu không bán hết chúng trong thời hạn sử dụng của sản phẩm. Do đó, cần sử dụng phương thức quản lý bằng cách kiểm kê hàng hóa định kỳ để tránh tồn hàng quá lâu dẫn đến hết hạn sử dụng.
Tránh để hàng ứ đọng
Hàng ứ đọng không bán được không phải vì nó hết hạn sử dụng mà có thể là do bị lỗi thời không còn thích hợp với thời điểm hiện tại (bạn sẽ thấy quần áo là minh chứng cụ thể cho trường hợp này). Vì vậy, với một cách quản lý hàng tồn kho tốt, bạn có thể tránh để hàng bị ứ đọng lại.
Tiết kiệm chi phí trữ hàng
Bạn sẽ chi những mức phí khác nhau để trữ hàng trong kho tùy theo lượng hàng của bạn là bao nhiêu. Do đó, để tránh phải trả tiền cho việc này, bạn không nên nhập quá nhiều hàng khó bán về cùng một lúc. Làm tốt điều này, bạn sẽ có thể tiết kiệm được tiền cho việc thuê kho chứa hàng.
Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn cải thiện dòng tiền
Quản lý hàng tồn kho tốt không những giúp bạn tiết kiệm tiền mà còn cải thiện cả dòng tiền vốn của bạn nữa. Bạn chi tiền ra mua hàng về bán nhưng giờ nó tồn kho thì vốn của bạn cũng nằm đó với chúng nó. Do đó, bạn phải quản lý thật tốt hàng tồn kho để chỉ phải chi một khoản nhỏ cho việc trữ chúng mà thôi.
Điều này cho bạn thấy tại sao hàng tồn kho lại là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc quản lý dòng tiền vốn của mình. Nó ảnh hưởng đến cả việc mua vào và bán ra – là yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tiền mặt mà bạn có thể nắm trên tay là bao nhiêu. Vì vậy, một khi bạn kiểm soát tốt được hàng tồn kho thì việc quản lý dòng tiền vốn cũng sẽ tốt hơn nhiều.
Khi bạn có được một hệ thống thống kê thì bạn sẽ biết được chính xác bạn còn bao nhiêu sản phẩm dựa trên con số bán ra. Bạn có thể định liệu được bạn sẽ hết mặt hàng nào vào thời điểm nào và bổ sung hàng tránh trường hợp hết hàng để bán. Việc này sẽ giúp bạn lên được kế hoạch mua đủ hàng để bán đồng thời đảm bảo lượng tiền mặt bên ngoài vẫn đủ cho bạn vận hành công ty.
“Đồng tiền chi ra cho hàng tồn là đồng tiền không thể sinh lời nên cần phải được quản lý chặt chẽ.”
Đó là ưu điểm khi kiểm soát và quản lý hàng tồn kho tốt. Vậy câu hỏi đặt ra, làm thế nào để quản lý hàng tồn khó? Dưới đây là 8 kỹ thuật quản lý bạn nên áp dụng cho cửa hàng của mình:
8 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho bạn cần phải biết
Có một điểm chung là mọi doanh nghiệp đều tận dụng tất cả các tiện ích của hệ thống quản lý hàng tồn kho nhằm giảm đến mức thấp nhất sự can thiệp của con người vào những công việc này tránh xảy ra sai sót. Với những hệ thống doanh nghiệp/cửa hàng được xây dựng trên nền tảng website bán hàng đa kênh vnmaster.netthì luôn được hỗ trợ một cách tốt nhất tiện ích quản lý tồn kho bên trong hệ thống.
Tuy nhiên, dù cho bạn có sử dụng hệ thống nào đi chăng nữa thì 8 kỹ thuật dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện việc quản lý hàng tồn kho và dòng tiền vốn cho doanh nghiệp của mình.
1. Thiết lập các hạn mức tối thiểu (Par level)
Quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn với việc thiết lập các mức định sẵn cho mỗi sản phẩm của bạn. Khi số lượng hàng của bạn đạt tới hạn mức tối thiểu cho phép thì bạn cần nhập hàng về để bổ sung. Chỉ số hạn mức này đóng vai trò như là một mức cảnh báo yêu cầu bạn phải nhập hàng thêm.
Việc thiết lập chỉ số này sẽ giúp bạn đảm bảo luôn còn đủ hàng để cung cấp cho khách hàng. Hạn mức tối thiểu giữa các sản phẩm khác nhau luôn khác nhau do nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: mặt hàng này bán nhanh hay chậm, thời gian để bạn nhập được hàng về kho là bao lâu.
Mặc dù việc này đòi hỏi bạn phải thực hiện một vài nghiên cứu và phải đưa ra trước một vài quyết định nhưng việc thiết lập hạn mức tối thiểu sẽ giúp cho cho bạn hệ thống hóa quá trình đặt hàng. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng mà nó còn cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.
2. First-in, first-out (Nhập trước, bán trước – FIFO)
“First-in, first-out” là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là những mặt hàng nhập vào trước cần phải được bán trước những hàng mới nhập. Điều này vô cùng quan trọng đối với những sản phẩm dễ hỏng, do đó, bạn cần phải bán chúng trước khi chúng rơi vào tình trạng hỏng không thể bán được nữa.
Bạn cũng nên áp dụng nguyên tắc này cho cả những sản phẩm có thể để lâu được. Cùng là những sản phẩm như nhau nhưng những sản phẩm bị xếp ở phía sau hoặc phía trong của kệ luôn bị lãng quên. Hơn nữa, khi chúng bị bỏ quên quá lâu, chúng sẽ bị lỗi thời và không còn ai còn muốn mua chúng nữa và thế là chúng trở thành hàng tồn kho.
Để quản lý hệ thống FIFO, bạn cần một nhà kho được sắp xếp thật quy củ, ngăn nắp. Khi xếp hàng mới vào kho thì bạn phải xếp chúng vào cuối kệ hoặc là cuối hàng hay nói cách khác là bạn phải đảm bảo những mặt hàng cũ luôn được xếp lên phía trước. Thường thì khi làm việc với những công ty chuyên cung cấp nhà kho thì họ sẽ cung cấp cho bạn một nhà kho như vậy nhưng sẽ tốt hơn và để đảm bảo hơn thì bạn nên xác nhận với họ trước điều này.
