Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ , quản lý kho hàng đúng chuẩn vẫn là khâu quan trọng cần được ưu tiên. Bạn đừng nghĩ rằng, cửa hàng của mình còn nhỏ nên chưa quan tâm đến chuẩn mực quản lý kho. Hãy tham khảo nội dung bài viết dưới đây để xem các hoạt động quản lý kho hàng cần thực hiện như thế nào nhé.
Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng “hỗn loạn” này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu shop không thường xuyên cân đối kho, để tính toán tồn – dư. 6 mẹo hay nhất để giải quyết bài toán quản lý kho hàng sẽ được hé lộ ngay sau đây.
-
1. Loại bỏ các “vị khách khả nghi” để quản lý kho hiệu quả
Có khi nào bạn nhận ra có khách hàng “khả nghi” đang đi lại xung quanh nhà kho của mình và tự hỏi người đó là ai chưa? Một người khách nhiệt tình chăng? Hay vị khách hàng đó đang tìm kiếm thứ gì? Đây là một tình huống cần được chú tâm khi quản lý kho.
Hãy nghiêm túc cảnh giác nhân viên của bạn về hành vi của khách hàng khi mua – bán ở trong shop. Họ cần có hiểu biết cơ bản để tránh bị các đối tượng lừa đảo trà trộn vào shop có cơ hội “chôm chỉa” đồ. Một giải pháp tối ưu cho tình huống này, shop nên cung cấp cho các nhân viên những thứ mà bạn có thể dễ dàng nhận dạng như đồng phục áo thun chẳng hạn, và gắn camere tại cửa hàng để từ đó phân biệt những người nào có thể vào khu vực này và những người nào không nên.
2. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát
Sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên quản lý không có đủ không gian làm việc. Đừng cho họ một văn phòng nhỏ phía cuối nhà kho, nơi mà họ chẳng thể biết bạn đang làm gì, thay vào đó hãy cùng với các quản lý tập trung vào chu trình sản xuất, loại bỏ các khả năng có thể xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.
3. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho
Bạn có chắc tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch? Nếu chưa thì hãy thực hiện ngay trong quy trình quản lý kho đi bởi nó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy. Có hai cách đơn giản để shop có thể xây dựng hệ thống quản lý kho trên máy tính.
Thứ nhất, lập file excel và nhập liệu bằng tay dãy số mã vạch được in trên mỗi sản phẩm. Nhớ đặt tên sản phầm bao gồm cả kí hiệu để khi tìm kiếm sẽ dễ hơn.
Thứ hai, các chủ shop sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tít mã vạch bằng máy, bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá, thất thoát hàng hoá. Shop nào chưa có phần mềm thì có thể dụng thử miễn phí tại đây.
4. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho
Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh thành gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết. Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.
Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.
5. Kiểm kho định kỳ
Hãy chắc chắn rằng, bạn có lên lịch cho việc cân đối kho theo quý , hoặc hai quý một lần. Các nhân viên trong cửa hàng của bạn cần được làm quen với hoạt động này đê công việc kiểm kho không ảnh hưởng đến thời gian bán hàng.
Sau khi kiểm kho, tất cả mọi đơn hàng cũng như dọn dẹp sạch sẽ trước khi họ ra khỏi shop. Bạn có thể lên lịch trình về thời gian thực hiện các công việc, chắc chắn phải dành 30 phút cuối ngày để vệ sinh mọi thứ cho sạch sẽ. Trước khi nhân viên rời khỏi nhà kho thì mọi thứ phải được sắp xếp ngăn nắp, hàng hóa cũng như thiết bị phải đặt đúng chỗ chứ không phải vẫn còn nguyên một đống lộn xộn và sáng hôm sau bạn mới bắt đầu dọn dẹp chúng.
Kết quả kiểm kho shop sử dụng để đối chiếu với báo cáo lãi – lỗ. Một lần nữa, nếu không có phần mềm quản lý bán hàng, các chủ shop sẽ tương đối vất cả với việc đối sánh giữa hai file excel hoặc giữa hai sheet excel với nhau đấy nhé.
6. Tổ chức các công việc trong nhà kho
Bạn có bao giờ thắc mắc những nơi như thư viện, nhà sách, cửa hàng giày hay bất kì nơi nào có khối lượng hàng hóa tồn kho lớn mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng, dán nhãn đầy đủ thuận tiện cho khách hàng khi tìm kiếm không?
Trên thực tế đây chính là một quy trình quản lý kho vô cùng thông minh. Thay vì nhờ đến các giám sát hay những người chỉ đường thì một số cửa hàng đã tự huấn luyện cho nhân viên của họ cách dán nhãn sản phẩm cũng như tìm kiếm mọi thứ sao cho hiệu quả nhất.
Trên đây là 6 mẹo quản lý kho hiệu quả. Các chủ shop hãy áp dụng ngay để cải thiện quy trình quản lý kho, tránh thất thoát hàng hoá và tăng doanh thu nhé.
Chúc các shop buôn may, bán đắt!
