Hiện nay, khoa học kĩ thuật phát triển, việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh là điều rất bình thường đối với các đơn vị bán lẻ qui mô lớn, các đại siêu thị tầm cỡ. Tuy nhiên có nhiều ý kiến cho rằng các siêu thị mini không cần thiết phải “đua đòi” sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng bởi sẽ tốn kém và không cần thiết. Vậy thực hư thế nào, nên hay không sử dụng, hãy cùng phân tích để tìm ra câu trả lời cho vấn đề này.
Đối với các siêu thị lớn, có thể nói rằng không có hệ thống siêu thị nào hoạt động hiệu quả mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hỗ trợ việc quản lý, điều hành. Máy tính được kết nối tới tận các kho hàng, hệ thống thiết bị bảo vệ và camera quan sát, thiết bị báo cháy, hệ thống kiểm soát ra vào, chống trộm, hệ thống lập kế hoạch và tính tiền bằng mạng máy tính,… thậm chí kết nối với cả chiếc cân điện tử đặt tại quầy bán thực phẩm. Số liệu được nhập vào hệ thống không chỉ bởi các thao tác của nhân viên mà còn từ các thiết bị tự động, giúp cho người quản lý nhận được báo cáo, thống kê bất kỳ khi nào có yêu cầu.
1. Tính phức tạp trong khâu quản lý bán hàng của siêu thị mini
Mặc dù chỉ là siêu thị mini nhưng tính phức tạp trong các mối quan hệ kinh doanh, bán hàng cũng không kém các siêu thị lớn bởi một chi nhánh như vậy trung bình có 1.000 – 10.000 mặt hàng tùy quy mô, mỗi mặt hàng lại có số lượng khác nhau, đặt tại nhiều kho, nhiều quầy, nhiều đơn vị nên việc quản lý rất phức tạp. Tính phức tạp còn nằm cả ở hình thức kinh doanh, có những mặt hàng nhận ký gửi rồi ăn theo phần trăm, có loại hàng mua đứt bán đoạn, hơn nữa nguồn hàng được cung cấp từ nhiều nhà sản xuất, phân phối khác nhau. Hàng hóa bán ra cũng theo nhiều phương thức khác nhau. Cụ thể như với mặt hàng thực phẩm sống, các bộ phận như tai, chân giò, thịt thăn, nội tạng…đều có giá thành khác nhau nên không thể theo dõi theo số lượng hàng giống như các mặt hàng bánh kẹo đóng gói. Ngay cả những mặt hàng nhỏ như gói tăm hay gói bông ngoáy tai thì tính phức tạp trong xử lý vẫn tương tự như những mặt hàng trị giá lớn.
Chưa kể tới các hoạt động khuyến mãi của siêu thị nếu như không có sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng thì sẽ gặp vô vàn khó khăn trong quản lý bán lẻ và chính sách bán hàng. Bất kì siêu thị nào cũng có hàng chục hình thức khuyến mãi khác nhau: giảm giá cho khách hàng trung thành; giảm giá trên tổng giá trị mua, hoặc 1.000 sản phẩm đầu tiên bán ra được tặng quà v.v…Mỗi siêu thị mini thường chỉ có một, hai hoặc ba quầy thanh toán nên trong những ngày chạy khuyến mại hay khi đông khách mà thực hiện thanh toán giao dịch hoàn toàn bằng tay thì không thể làm được. Rồi việc quản lý hàng trăm thẻ khách hàng , cập nhật điểm thưởng, tích điểm thẻ cũng sẽ rất khó khăn nếu như chỉ làm một cách thủ công.
2. Câu chuyện ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng
Chính vì những khó khăn kể trên mà những phần mềm quản lý bán hàng ngày càng trở nên thiết yếu với mọi siêu thị. Một phần mềm linh hoạt thích hợp để tùy biến theo dõi chặt chẽ thực tế bán hàng, được thiết kế phù hợp với mô hình hoạt động của siêu thị quy mô nhỏ. Hiện nay có rất nhiều phần mềm trong nước được thiết kế phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết như quản lý kho, quản lý đơn hàng, tích hợp website bán hàng online, tính toán công nợ… Nhà quản lý chỉ cần ngồi trong văn phòng vẫn kiểm soát được lượng hàng trong kho, lượng hàng trên kệ, lượng hàng đã tiêu thụ.
Hàng hóa được quản lý bằng mã vạch nên rất thuận lợi trong việc tính toán, lưu giữ số liệu, vừa tiết kiệm thời gian lại tránh được những sai sót không đáng có, nhờ đó dễ dàng kiểm soát được toàn bộ hàng hóa, không chủ động về tài chính nên chậm ra quyết định kinh doanh. Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp siêu thị tiết kiệm được chi phí vận hành, phí nhân công. Ngoài ra, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, hình thức siêu thị trực tuyến bán hàng qua mạng Internet đang ngày càng trở nên phổ biến. Một số phần mềm quản lý bán hàng hiện nay như phần mềm quản lý bán hàng Kinh Doanh Việt có khả năng tích hợp website để bán hàng online giúp bạn mở rộng thị trường và quy mô kinh doanh, không còn lo lắng về việc bị thất thoát đơn hàng.
Trên thực tế vẫn còn rất nhiều người hoài nghi về những lọi ích một phần mềm quản lý bán hàng có thể đem lại cho đơn vị kinh doanh bán lẻ. Tuy nhiên, như đã nói ở phần mở đầu, không có hệ thống siêu thị nổi tiếng nào hoạt động hiệu quả mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hỗ trợ việc quản lý, điều hành. Chính vì vậy nên dù bạn kinh doanh nhỏ hay lớn thì cũng hãy tập làm quen với việc ứng dụng công nghệ bởi những lợi ích mà chúng tôi đã phân tích phía trên và làm tiền đề cho việc mở rộng quy mô về sau. Hãy click đăng kí dùng thử đẻ trải nghiệm những tính năng tuyệt vời phần mềm quản lí bán hàng có thể mang tới cho công việc kinh doanh của bạn.
Bắt đầu kinh doanh theo chuỗi với phần mềm quản lý bán hàng
Kinh nghiệm mở siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi
