Theo kết quả cuộc khảo sát 1000 khách hàng đang sử dụng nền tảng bán hàng online vnmaster.netvề phương thức họ quản lý cửa hàng của mình, chúng tôi đã tổng hợp được những số liệu sau:
– Sử dụng File Excel: 57,5%
– Quản lý bằng sổ sách: 33,8%
– Phần mềm bán hàng cài trên máy (bản offline): 17,5%
– Phần mềm bán hàng online: 6,3%
Từ số liệu trên có thể thấy hơn một nửa cửa hàng bán lẻ dùng phương pháp quản lý bằng File Excel, đây là cách dùng những hàm tính toán có sẵn do Microsoft cung cấp. Lý do mà các chủ cửa hàng này đưa ra là quản lý bán hàng bằng Excel dùng tiện lợi hơn sổ sách, số lượng lưu trữ lớn hơn, không cần tính toán bằng máy tính riêng nữa. Nhưng khi được hỏi vì sao không dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên việt thì họ lại ngập ngừng, đa phần cho rằng file Excel quản lý bán hàng đơn giản, cònphần mềm thì quá rắc rối, khó sử dụng mà “chắc là cũng chỉ như dùng Excel”. Sự thực có phải như vậy không? Hãy cùng chúng tôi làm một vài so sánh nhỏ để biết dùng phần mềm quản lý bán hàng hay Excel tốt hơn!
Nên quản lý bán hàng bằng Excel hay phần mềm chuyên biệt?
-
Khả năng quản lý
Đây có lẽ là điều đầu tiên mà nhiều người quan tâm khi đặt hai phương thức quản lý cửa hàng này lên bàn cân. Vậy chúng tôi cũng sẽ đi vào phân tích lợi hại của hai bên để mọi người thấy rõ hơn.
Đầu tiên là Excel, khi dùng phương thức này các chủ cửa hàng có thể lưu trữ các thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng, khách hàng,… dưới dạng từng File riêng, và mỗi lần muốn tìm kiếm cần mất khá nhiều thời gian nếu dung lượng File lớn. Thêm vào đó quá trình nhập liệu bằng tay có thể gây nhầm lẫn.
Còn đối với Phần mềm quản lý bán hàng, tất cả các chức năng của Excel nó đều có thể đảm nhận, thậm chí là làm tốt hơn. Mọi thông tin trong cửa hàng từ sản phẩm, kho hàng, khách hàng đến nhà cung cấp đều được lưu trữ trên phần mềm, khi muốn tìm kiếm, thay đổi chỉ cần nhập tên hoặc mã riêng là có ngay. Đặc biệt, phần mềm còn giúp bạn thống kê hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập xuất phù hợp. Ngoài ra, tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm, mã vạch cũng giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và sức lực.
-
Khả năng báo cáo
Với Excel, mỗi khi muốn tính toán chi phí, doanh thu bạn buộc phải sử dụng những hàm tính toán, mặc dù không cần động tới máy tính nhưng cấu trúc hàm lại khá rắc rối, nếu nhầm lẫn thì phép toán của bạn cũng sai lệch. Và những báo cáo này thường chỉ được tổng hợp vào cuối kì, rất khó để theo dõi hết.
Nhưng với Phần mềm bán hàng thì khác, chỉ cần làm vài thao tác ra lệnh nhỏ bạn đã tổng hợp được tất cả chi phí, doanh thu, ngay lập tức lợi nhuận sẽ hiện ra màn hình mà bạn không phải ghi nhớ bất kỳ điều gì. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, chỉ cần bạn muốn thì theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều được.
-
Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
Quản lý bằng Excel thì mọi dữ liệu của bạn đều được lưu trữ trong một tệp trên máy vi tính, nếu xảy ra lỗi bất kỳ hay do virus thì nguy cơ bị mất là rất cao. Đó là còn chưa kể rất dễ bị kẻ gian đánh cắp dữ liệu bằng phần mềm gây hại.
Phần mềm bán hàng không như vậy, do được sử dụng công nghệ điện toán đám mây rất hiện đại nên dữ liệu kết nối thông qua Internet đảm bảo luôn được lưu trữ an toàn, ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối. Thêm vào đó, chuẩn an ninh SSL được cài trên máy chủ website cho phép khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website. Đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi với khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp. Với phần mềm bạn không cần lo thông tin của mình bị lộ cho bên thứ ba nữa.
-
Khả năng kiểm soát thất thoát
Excel không được trang bị tính năng kiểm soát, phân quyền nhân viên, đây là một thiếu sót rất lớn, có thể gây ra thất thoát nếu nhân viên có ý đồ gian lận. Nhưng phần mềm quản lý bán hàng thì khác, nhân viên được phân quyền can thiếp vào những mục khác nhau, và mọi nghiệp vụ bán hàng của họ đều được lưu trữ tại lịch sử, khi cần thiết bạn có thể so sánh đối chiếu rất tiện lợi. Ngoài ra nhiều người ngỡ rằng file Excel quản lý kho đơn giản và vẫn đảm bảo tính chính xác, nhưng thực tế cho thấy Excel không được trang bị tính năng cập nhật tình trạng kho, dễ sửa đổi số liệu dẫn tới tình trạng nhân viên gian lận, thất thoát nghiêm trọng.
-
Khả năng quản lý từ xa, đa nền tảng
Quản lý bán hàng bằng Excel bạn buộc phải sử dụng máy tính có chứa tệp tin Excel đó, rất bất tiện nếu như máy bị hỏng hóc hay phải đi xa, bạn sẽ không thể theo dõi bán hàng bằng Excel được nữa. Nhưng với phần mềm bán hàng thì khác, do được xây dựng đa nền tảng: dùng trực tiếp trên trình duyệt, dùng trên desktop, dùng trên thiết bị di động, nên dù ở bất cứ đâu bạn cũng có thể nắm rõ tính hình kinh doanh của cửa hàng mình.
-
Khả năng kết nối đa thiết bị
Với Phần mềm bán hàng, bạn có thể kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn, với cân điện tử,…Nhưng nếu sử dụng Excel thì không hề có tính năng này, gây bất tiện khi bạn cần một quy trình thống nhất.
-
Khả năng nâng cấp
Mặc dù file quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí nhưng khi dùng sẽ không có tính năng mới nào được cập nhật cả. Còn Phần mềm do nhà cung cấp phát triển thì khác, mỗi khi tính năng mới được ra mắt thì ngay lập tức phần mềm bạn đang sử dụng sẽ được cập nhật nhanh chóng. Như vậy có thể thấy khả năng phát triển của Phần mềm dường như là vô hạn.
Với 7 phép so sánh này chắc bạn đã có câu trả lời cho cuộc đọ sức giữa Phần mềm quản lý bán hàng và File Excel rồi chứ? Mặc dù thuận tiện hơn phương thức quản lý bằng sổ sách, nhưng Excel vẫn không phải cách chuyên nghiệp nhất. Nếu muốn có một quy trình bán hàng thống nhất, đơn giản và nhanh chóng thì ngay bây giờ hãy sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng.
