Đối với những cửa hàng bán lẻ hiện nay, vấn đề nên dùng máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng đang là băn khoăn chủ yếu. Công cụ nào thích hợp hơn, dễ dàng tối ưu hơn? Cùng tìm hiểu nhé!
Những chủ siêu thi mini, cửa hàng bán lẻ nhỏ, các siêu thị lớn hay đơn giản chỉ là một shop thời trang thì đều băn khoăn không biết nên mua phần mềm bán hàng hay máy tính tiền cho cửa hàng của mình.
Khi bắt đầu bước vào ngành kinh doanh, ngoài các vấn đề hàng hóa, khách hàng, tiền vốn, địa điểm…thì còn cần quan tâm đến rất nhiều những yếu tố khác. Khi kinh doanh vận hành rồi, bắt buộc các chủ cửa hàng phải tìm ra biện pháp nhanh nhất để tính tiền. Bài toán đặt ra là nên lựa chọn máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng. Chọn công cụ quản lý phù hợp cần chú ý đến quy mô kinh doanh của cửa hàng bạn trước tiên
Đây cũng là câu hỏi nhận được nhiều sự quan tâm nhất trên các diễn đàn kinh doanh, doanh nghiệp hiện nay.
Lời khuyên nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hay máy tính tiền?
Trước khi cân nhắc mua công cụ nào thì bạn phải hiểu được công cụ nào mới là thứ phù hợp với cửa hàng của mình. Bỏ qua hết những lời quảng cáo máy tính tiền của tôi tốt thế này, phần mềm quản lý bán hàng của tôi tốt thế kia. Quên đi, chỉ có cái nào phù hợp nhất mà thôi. Bạn cần phải hiểu được phần mềm bạn đang được giới thiệu có phù hợp với cửa hàng của bạn không? Liệu nó có đáp ứng được nhu cầu của nhiều khác hàng không? Phản hồi của khách về chúng có tốt không?
Để nắm rõ được những vấn đề này, hãy cùng đi phân tích rõ các vấn đề liên quan đến phần mềm bán hàng và máy tính tiền.
Việc tìm một công cụ để quản lý cửa hàng không phải là đơn giản đâu nhé. Bởi việc này là một sự đầu tư lâu dài, nó sẽ đồng hành cùng cửa hàng của bạn suốt cả quãng đường kinh doanh trong tương lai nên các bạn cần phải nghiên cứu, tìm hiểu, tham khảo thật kỹ trước khi quyết định.
-
Khai báo hàng hóa
- Công cụ nào cũng cần phải có khả năng khai báo thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa, mã hàng, số lượng, khách hàng,…
- – Máy tính tiền: Nhược điểm của máy tính tiền là khai báo lúc đầu nhưng tới khi lúc nhập và bán thì phải nhớ mã hàng đó. Chính vì thế mà gây ra một số bất tiện trong quá trình nhập liệu hàng hóa, thông tin. Hiện nay, các dòng máy mới được cải tiến đã hỗ trợ nhiều tiện ích hơn, tuy nhiên chi phí cũng cao hơn rất nhiều.
- – Phần mềm bán hàng: Ưu điểm của công cụ này là khai báo thủ công kèm theo nhập hàng từ file excel vào phần mềm. Đây là cơ chế cần thiết cho đa số các cửa hàng bán lẻ hiện nay. Nó có thể hỗ trợ nhập file excel vì trước đó hầu hết các cửa hàng đều dùng công cụ này để quản lý việc kinh doanh của mình.
Tính năng ổn định của 2 công cụ này
- – Máy tính tiền: Công cụ này được nhiều người đánh giá là ít ổn định về mặt dữ liệu và thường xuyên bị hư vặt. Tuổi thọ bình quân của máy tính tiền trong khoảng 7 – 12 năm. Trong thời gian này, việc hao mòn và phí sửa chữa bảo dưỡng cũng tốn kém.
- – Phần mềm bán hàng: Được người dùng đánh giá là có tính ổn định tương đối cao. Tuy nhiên, các chủ cửa hàng nên lựa chọn phần mềm có bản quyền để có được sự ổn định, tư vấn nhiệt tình của đội ngũ hỗ trợ. Về tuổi thọ thì bạn không cần phải lo lắng, chúng có thể sử dụng được cả đời nếu như bạn không có nhu cầu thay đổi.
Tính nâng cấp và phát triển
– Máy tính tiền: Vì nó chính là cái máy, một vật chất có sẵn cho nên nếu bị hỏng cần sửa chữa hay nâng cấp thì đều mất chi phí khá lớn. Đồng thời, bạn không thể thêm cái này, bỏ cái kia nếu như việc buôn bán của bạn phát sinh điều gì đó.
– Phần mềm bán hàng: Nếu như máy tính tiền được đánh giá là bất tiện bao nhiêu thì phần mềm bán hàng lại tiện lợi, dễ dàng bấy nhiêu. Bạn hoàn toàn có thể nâng cấp và dễ dàng điều chỉnh mọi danh mục, thông số theo yêu cầu tùy chỉnh,. Vừa phù hợp với khách hàng lại phù hợp với tính chất của cửa hàng mình. Hiện nay, các phần mềm quản lý bán hàng đều được nâng cấp với nhiều tính năng mới, tiện dụng, linh hoạt giúp việc kinh doanh luôn được nâng cao cả về hiệu suất lẫn doanh số.
Khả năng mở rộng
Chẳng hạn ban đầu bạn chỉ có dự định mở 1 cửa hàng thôi. Nhưng khi việc kinh doanh thuận lợi bạn muốn mở thêm chi nhánh thì cần phải có những hoạch định để tránh rắc rối về sau:
– Thứ nhất, phải kết nối được dữ liệu tại các cửa hàng với nhau và kết nối dữ liệu đồng nhất giữa cửa hàng và các kênh online (website, facebook, các gian hàng trên zalo, sàn TMĐT…). Như vậy mới giúp chủ cửa hàng quản lý được các chi nhánh, hệ thống cơ sở của mình. Nếu bạn đi công tác hay đi du lịch thì cũng có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và sớm đưa ra các quyết định kịp thời. Còn nhân viên thì hoàn toàn có thể dễ dàng kiểm tra hàng tồn, hàng còn hay hết … và làm việc tại nhà chứ không nhất thiết phải tới cửa hàng.
– Thứ hai, công cụ cần phải có chức năng phân quyền cho người dùng. Không phải chỉ 1 người quản lý nữa mà khoảng vài người cùng quản lý sẽ dễ dàng hơn, thuận tiện hơn nếu quy mô của bạn lớn rồi. Nên phân quyền cho mọi người theo từng mảng để dễ xử lý hơn là 1 người ôm đồm tất cả mọi việc.
Ví dụ: nhân viên bán hàng thì được phân quyền tính năng: Lập hóa đơn bán hàng, làm phiếu trả lại hàng, thanh toán với khách hàng, lưu thông tin khách hàng; Không nên cho nhân viên bán hàng sửa các hóa đơn, không được xem doanh thu, lãi lỗ…
Để làm được những việc trên, phần mềm quản lý bán hàng chính là công cụ hỗ trợ tuyệt vời nhất. Quan trọng là phải có internet để hoạt động nhé!
– Thứ ba hỗ trợ kết nối tự động với các đơn vị vận chuyển và có thể quản lý nhân viên giao hàng. Hiện tại ở Việt Nam chỉ mới có phần mềm quản lý Kinh Doanh Việt làm được điều này. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn bạn có thể xem trong phần Quản lý giao hàng của Kinh Doanh Việt.
Quản lí cửa hàng một cách thông minh không tốn nhiều công sức
Chi phí ban đầu và bảo trì, bảo dưỡng
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường. Chỉ với mức giá 3 – 4 triệu đồng là bạn đã sở hữu một phần mềm đầy đủ tính năng rồi. Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa, việc bán hàng, công nợ, kho hàng… để cửa hàng có thể hoạt động bình thường. Quan trọng nhất, phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp bạn nắm bắt tất cả các thông tin hàng hóa tồn kho để bạn biết mà thanh lý hoặc nhập hàng mới, biết được doanh thu lãi lỗ mà tính toán chính xác cho việc hoạt động, giá bán chính xác không nhầm lẫn nhằm nâng cao uy tín và thương hiệu của shop.
Đa số các phần mềm hiện nay đều có thể áp dụng đối với mọi cửa hàng từ quy mô nhỏ tới lớn. Các phần mềm cũ thì chỉ có thể dùng trên máy chạy windows, không dùng được cho các máy chạy Mac, hoặc các thiết bị di động, máy tính bảng. Còn các phần mềm tính tiền trên nền điện toán đám mây, có chi phí ban đầu cực thấp, chất lượng dịch vụ. Các dịch vụ này cũng không tốn chi phí bảo trì
– Còn với máy tính tiền thì có giá ít nhất từ 3 triệu trở lên. Nhưng với giá tiền này chỉ có thể áp dụng cho cửa hàng có quy mô nhỏ, ít mặt hàng, ít giao dịch. Còn nếu mua máy tính tiền có bộ nhớ lớn, yếu tố quản lý tốt thì phải bỏ ra chi phí cao hơn. Mà chúng thường xuyên phải bảo dưỡng, bảo trì.
Báo cáo nhanh chóng, chính xác
– Máy tính tiền: số liệu chính xác nhưng phải xem vào cuối ngày, một số xem ngay thì phải kết xuất hoặc in ra để gửi cho boss.
– Phần mềm bán hàng: Báo cáo nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Các thông tin về doanh số, tồn kho có thể hiển thị ngay trên phần mềm mà không cần phải in ra hay kết xuất. Chỉ 1 cú click chuột là bạn có thể giải quyết tất cả.
Báo cáo nhanh – chính xác
Tận dụng máy tính cho những việc khác
Máy tính tiền chỉ có chức năng của máy tính tiền nên nếu muốn sử dụng các công việc khác như tra website của cửa hàng, lướt web đọc tin tức, tra cứu thông tin, soạn thảo văn bản, email,… thì vẫn phải có thêm một cái máy tính bên cạnh.
Trong khi đó, nếu mua phần mềm bán hàng thì bạn sẽ phải mua: Máy tính, phần mềm quả lý bán hàng, đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, màn hình cảm ứng…. Như vậy, ngoài việc bán hàng, bạn có thể tận dụng để làm rất nhiều việc riêng khác.
Để bắt đầu trải nghiệm một phần mềm quản lý bán hàng đúng nghĩa, bạn có thể truy cập vào website Kinh Doanh Việt.vn và bắt đầu dùng thử miễn phí 15 ngày. Hiện tại Kinh Doanh Việt cũng đang có khuyến mại vô cùng lớn, nếu muốn tìm hiểu sâu bạn có thể truy cập vào ĐÂY để biết thông tin chi tiết.
