Ở phần 1 chúng ta đã đặt ra những vấn đề của các “ông chủ” trong kinh doanh,Và bây giờ chúng tôi sẽ phân tích rõ một số vấn đề liên quan đến phần mềm bán hàng và máy tính tiền. Từ đó, bạn có thể tự đưa ra được sự lựa chọn của mình. Việc tìm một công cụ để quản lý cửa hàng không phải là đơn giản. Bởi vì đó là một sự đầu tư về lâu dài, nên các bạn cần phải nghiên cứu, tìm hiểu, tham khảo thật kỹ trước khi quyết định chọn sản phẩm đó.
1. THÔNG TIN MẶT HÀNG LÚC NHẬP VÀ XUẤT
Để có thể làm được việc, kiểu gì thì kiểu cả phần mềm bán hàng và máy tính tiền cũng đều phải khai báo thông tin về mã hàng, mặt hàng, thông tin liên quan khác…
– Máy tính tiền: có khi bạn phải khai báo lúc ban đầu, tới khi lúc nhập và bán thì phải nhớ mã hàng đó. Chính điều này gây ra một số bất tiện trong quá trình nhập liệu.
– Phần mềm bán hàng: Ngoài cơ chế khai báo thủ công còn có sự hỗ trợ về việc nhập hàng từ file excel vào phần mềm. Và điều này thì theo mình là cần thiết đa số với các cửa hàng. Có thể trước đó bạn chưa hề quản lý bằng phần mềm mà chỉ dùng excel, hoặc có các đơn hàng từ nhà cung cấp bằng excel…
2. TÍNH ỔN ĐỊNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
– Máy tính tiền: có thể không ổn định về mặt dữ liệu, thường xuyên bị hư vặt (có khách hàng đã từng sử dụng máy tính tiền đã nói về điều này). Hơn nữa, đây là một trong những thiết bị điện tử nên nó cũng có thể bị hư hỏng, hao mòn và nếu tính bình quân thì nó có tuổi thọ từ 7-12 năm.
– Phần mềm bán hàng: Tính ổn định tương đối cao, hãy lựa chọn phần mềm có bản quyền để luôn nhận được sự ổn định, sự tư vấn nhiệt tình. Về tuổi thọ thì miễn bàn, bạn có thể dùng nó cả đời nếu như không có nhu cầu thay đổi.
3. NÂNG CẤP VÀ PHÁT TRIỂN
Chỉ cái tiêu đề thôi chắc bạn cũng đoán được tôi sẽ viết gì?
– Máy tính tiền: Một khi bạn đã mua nó rồi thì việc sửa chữa, nâng cấp hay như ông chủ muốn thêm cái này, bỏ cái kia, thêm báo cáo này, tính năng kia… thì hầu như rất khó, nếu làm được thì bạn cũng sẽ phải trả chi phí tương đối cao.
– Phần mềm bán hàng: Có thể nâng cấp và dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý hơn, tất nhiên là các yêu cầu đó phù hợp với đa số các khách hàng và nó phải hợp lý. Và hiện nay đa số các phần mềm đều có các phiên bản khác nhau, càng ngày sẽ càng được nâng cấp với nhiều tính năng hay hơn. Bởi vì sản phẩm công nghệ nào cũng liên tục cập nhật, nhất là về phần mềm (vì nhu cầu quản trị của chúng ta là luôn luôn thay đổi để phù hợp với môi trường kinh doanh luôn biến động).
4. TÍNH QUY MÔ
Có thể cửa hàng của bạn sẽ “mọc lên” sau một thời gian, khi đó yếu tố cần thiết là:
– Thứ nhất, phải kết nối được dữ liệu tại các cửa hàng với nhau để quản lý tập trung, hay như bạn có lịch đi công tác, đi du lịch… bạn cũng cần truy cập để biết tình hình kinh doanh, từ đó có quyết định nhanh chóng, kịp thời. Về phía nhân viên thì có thể làm việc tại nhà lúc cần thiết…
– Thứ hai, vấn đề cần đưa ra nữa là khả năng phân quyền cho người dùng. Quy mô bây giờ lớn rồi, to rồi mỗi người chịu trách nhiệm làm một mảng của mình, cho nên phải phân quyền cho từng người, người thì làm phần này, người thì làm phần kia… Ví dụ nếu là nhân viên bán hàng thì chỉ được: Lập hóa đơn bán hàng, làm phiếu trả lại hàng, thanh toán với khách hàng, lưu thông tin khách hàng; Không nên cho sửa các hóa đơn, không được xem doanh thu, lãi lỗ… Điều này chỉ có phần mềm bán hàng mới có thể thực thi được cho bạn thôi (nhớ là việc kết nối nhiều điểm và làm việc từ xa phải có Internet nhé, không có là tôi không đảm bảo đâu nha).
Còn máy tính tiền quả thực là tôi chưa từng gặp (xin nhắc lại: có thể là có, nhưng tôi chưa từng gặp hoặc là sẽ có trong tương lai (hy vọng là thế).
5. CHI PHÍ BAN ĐẦU VÀ BẢO TRÌ
– Hiện nay trên thị trường có khá nhiều loại phần mềm kiểu như thế này, bỏ ra chi phí từ 3 – 4 triệu đồng là có trong tay một phần mềm bán hàng: Giúp bạn quản lý bán hàng, quản lý công nợ, quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Giúp bạn nắm bắt thông tin về lượng hàng tồn kho, theo dõi doanh thu, lãi lỗ chính xác, thanh toán nhanh cho khách hàng để giải phóng hàng đợi thanh toán, bán hàng chính xác giá – không nhầm lẫn giá cả, quản lý nhân viên từ xa khi không có mặt tại cửa hàng, nâng cao hình ảnh thương hiệu của shop,… Và đa số các phần mềm hiện nay đều có thể áp dụng đối với những cửa hàng, minimart hay siêu thị dạng đơn lẻ hoặc thậm chí là hệ thống chuỗi cửa hàng.
– Còn với máy tính tiền thì có giá ít nhất từ 3 triệu trở lên, nhưng theo mình tìm hiểu được biết: Nếu bạn mua những chiếc máy tính tiền giá rẻ từ 3 triệu hoặc 4 hay 5 triệu thì nó thường được áp dụng cho cửa hàng có quy mô nhỏ, ít mặt hàng, ít giao dịch, còn nếu mua máy tính tiền vừa có “bộ nhớ” lớn, vừa có yếu tố quản lý trong đó thì chi phí khá là cao, tùy theo yêu cầu mà bạn sẽ phải bỏ ra chi phí tương đối lớn.
6. BÁO CÁO NHANH CHÓNG, KỊP THỜI
– Máy tính tiền: Liệu có đưa ra được không? chắc là có đấy tuy nhiên số liệu có khi phải xem vào cuối ngày, một số xem ngay thì phải kết xuất hoặc in ra để gửi cho ông chủ.
– Phần mềm bán hàng: Có thể nói là nhanh chóng, kịp thời và chính xác, mọi báo cáo như doanh số, tồn kho có thể hiển thị ngay trên phần mềm mà không cần phải in ra hay kết xuất, việc mà bạn cần làm là “một cái nhấp chuột” vào bất kể thời gian nào bạn muốn xem.
7. DÙNG VÀO VIỆC KHÁC
Bạn nên biết rằng, máy tính tiền chỉ có chức năng của máy tính tiền mà thôi. Nếu muốn sử dụng các công việc khác: Lướt web đọc tin tức, tra cứu thông tin, soạn thảo văn bản, email,… thì vẫn phải trang bị thêm một cái máy tính bên cạnh.
Trong khi đó, nếu mua phần mềm bán hàng thì bạn sẽ phải mua: Máy vi tính, phần mềm, có khi để nâng cao hiệu quả và có điều kiện thì bạn mua thêm đầu đọc mã vạch, máy in hóa đơn, màn hình cảm ứng…. Như vậy, ngoài việc bán hàng, có máy vi tính bạn có thể sử dụng thêm nhiều lợi ích mà máy vi tính mang lại cho bạn.
Những vấn đề trên được nêu ra là để các bạn có thể hiểu được phần mềm hay máy tính tiền đem lại lợi ích gì cho bạn, có phù hợp với mô hình mà bên bạn đang kinh doanh ko? Vì theo mình, tùy theo từng đặc thù của từng của hàng mà bạn có thể lựa chọn được phần mềm bán hàng hay máy tính tiền sao cho phù hợp nhất, đem lại được lợi ích mà bạn mong muốn.
Chúc các bạn lựa chọn được một công cụ quản lý phù hợp!
