Email là công cụ liên lạc trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Nó cho phép chúng ta kết nối, làm việc với những người khác ở bất cứ nơi đâu, có thể gửi thông điệp hay những tài liệu đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại. Hơn nữa việc sử dụng, quản lý email vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian nên được các doanh nghiệp, dân văn phòng tin dùng và đã trở thành thói quen khi mọi thông tin đều được trao đổi tại đây.
Làm thế nào để quản lý email công việc hiệu quả nhất?
Tuy nhiên nếu không có phương pháp quản lý email đúng, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp với lượng thông tin phải xử lý trong ngày dẫn đến năng suất làm việc suy giảm. Trên thực tế có rất nhiều người bị stress nặng hay ám ảnh mỗi khi mở email với hàng đống thông tin cần phải giải quyết, sắp xếp. Ngoài ra một hôm thư đến lộn xộn khiến bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn đến thương hiệu cá nhân. Do đó chúng ta cần phải xây dựng một kế hoạch quản lý email hiệu quả, giữ tin nhắn chưa được đọc ở mức tối thiểu. Dưới dây là những gợi ý quản lý email hiệu quả hơn và giúp tăng năng suất làm việc
Dành thời gian riêng để trả lời email
Sắp xếp những khoảng thời gian cụ thể để trả lời toàn bộ mail của bạn để tăng hiệu quả làm việc trong cả ngày. Ví dụ mỗi buổi sáng khi bạn đến cơ quan, bạn có thể dành 30p để đọc và trả lời email phát sinh trong buổi tối hoặc ngày hôm trước chưa xử lý xong. Hãy lặp lại thói quen này sau bữa trưa hoặc buổi chiều, trả lời toàn bộ email nhận được trong ngày
Xóa email không cần thiết
Một trong những vấn đề đau đầu với những người sử dụng email là họ có quá nhiều thư chưa đọc. Đó có thể là những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Vì vậy hãy chú ý tới hộp thư đến, dọn dẹp toàn bộ “rác” bằng cách lướt qua toàn bộ tin chưa đọc thật nhanh và xóa những mail spam, quảng cáo. Chỉ cần dựa vào tiêu đề và một phần nhỏ nội dung xuất hiện là bạn có thể xác định được đâu là mail cần giải quyết, đâu là mail không cần quan tâm.
Xóa email không cần thiết
Bên cạnh đó hãy hủy bỏ đăng ký nhận mail quảng cáo (đây là điều ít người biết) và bạn sẽ không phải bao giờ đối mặt với tình trạng hộp thư đến luôn lộn xộn nữa. Tuy nhiên hãy chú ý đến thời gian xóa email, nên thực hiện vào những lúc rảnh rỗi bởi việc tìm kiếm những nút hủy bỏ đăng ký trong mail quảng cáo có thể khá phức tạp. Nhà sáng lập Groupon – Andrew Mason được coi là người quản lý email vô cùng chu đáo khi xử lý toàn bộ email nhận được trong ngày và quản lý chúng nghiêm ngặt để hộp thư đến gần như luôn trống rỗng mọi lúc
“Cải tổ” lại hộp thư đến với các thư mục
Tạo một thư mục cho mỗi dự án hoặc phân bổ email theo nhiệm vụ hoặc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể đánh dấu mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần xử lý. Một nhà quản lý tốt luôn biết cách để email trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ bản thân.
Cố gắng gửi ít email
Nếu bạn muốn hộp thư đến không phải đối mặt với tình trạng full hay gửi ít email đi, đó là một nguyên tắc rất đơn giản trong công việc. Tất nhiên bạn có thể cho rằng việc không sử dụng email là điều điên rồ nhưng trên thực tế hãy gửi mail đến những người thật sự cần thiết và bạn mong muốn nhận được câu trả lời. Nếu thông tin quá quan trọng, cần thiết, hãy “CC” đến những người đó thay vì đặt toàn bộ địa chị mail của các cá nhân vào phần “To” (người nhận). Hãy cố gắng chỉ nên đặt 1 địa chỉ email trong phần “To” hoặc email với tên của người bạn muốn nhận phản hồi trở lại.
Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các “Reply” hoặc “Reply to all” lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ.
Sử dụng email trong công việc là thói quen khá phổ biến nhưng làm cách nào để quản lý, biến chúng trở nên chuyên nghiệp không phải ai cũng biết. Hy vọng sau bài viết này bạn sẽ có được những kinh nghiệm để quản lý email thật hiệu quả.
