Đó là câu hỏi ngược mà tôi nhận được khi thắc mắc vì sao cửa hàng chuyên bán máy in của một người họ hàng vẫn sử dụng phương thức quản lý cũ bằng sổ sách. Và có lẽ không chỉ bác tôi mà rất nhiều chủ kinh doanh bán lẻ khác có suy nghĩ như vậy, một phần vì thói quen còn phần lớn khác vì họ chưa hiểu hết những lợi ích của phương pháp quản lý hiện đại mới. Họ cho rằng cứ là “phần mềm” thì sẽ rắc rối, khó dùng, sẽ tốn tiền mà hiệu quả thì vẫn vậy. Không thể trách họ khi nghĩ như thế, có lẽ chính chúng tôi mới nên tự kiểm điểm bản thân khi chưa phổ biến những thông tin về tác dụng của phần mềm quản lý cửa hàng máy in cho mọi người. Vậy nên qua bài viết này hi vọng các bạn sẽ nhận ra lợi ích to lớn của giải pháp hiện đại này.
1. Tiết kiệm chi phí
Trái ngược hẳn với suy nghĩ “tốn tiền” của nhiều người khi nghe đến “phần mềm quản lý bán hàng”, giải pháp này thậm chí còn giúp họ tiết kiệm được khoản phí không nhỏ trong quá trình kinh doanh. Nếu không tin hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích sau:
Giảm chi phí lưu trữ dữ liệu
Một cửa hàng chuyên bán máy in sẽ có vài chục đến vài trăm sản phẩm thuộc các hãng khác nhau như Epson, HP, Canon, Samsung, Fuji Xerox,… và chức năng in đa dạng. Liệu rằng một (vài) quyển sổ ghi chép có lưu được hết toàn bộ thông tin của từng sản phẩm trong cửa hàng bạn không? Nếu có thì bạn cần phải mua bao nhiêu quyển sổ cho đủ? Nếu sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng máy in thì bạn chẳng cần lo lắng về vấn đề dung lượng lưu trữ này nữa, nền tảng điện toán đám mây hiện đại cho phép bạn ghi lại thông tin chi tiết của hàng ngàn sản phẩm khác nhau cũng được. Điểm đặc biệt là với nền tảng này bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối mạng Internet là đủ.
Giảm chi phí thuê nhân viên
Sổ sách không thể tự động tính toán, sổ sách không thể giúp bạn kiểm soát kho, sổ sách cũng không thể giúp bạn bán hàng, mỗi một công việc trong đó bạn đều phải tự làm hoặc thuê nhân viên. Thế nhưng phần mềm bán hàng hiện đại lại có thể đáp ứng đồng thời tất cả yêu cầu đó. Tính năng tự động báo cáo có thể liệt kê, tính toán các khoản chi phí, doanh thu của cửa hàng vào bất cứ thời điểm nào. Thêm vào đó, khả năng kiểm soát hàng hóa dựa vào mã sản phẩm giúp bạn biết rõ tình trạng từng mặt hàng hiện tại thế nào. Giờ đây chỉ cần một mình bạn đứng trước màn hình máy tình là có thể vừa bán hàng, vừa kiể kho lại vừa làm báo cáo tài chính.
2. Kết nối đa thiết bị
Nếu sử dụng sổ sách mà muốn in hóa đơn hay in mã vạch bạn buộc phải sắm thêm một chiếc máy tính, sau đó sao lưu dữ liệu lên đó rồi mới kết nối được với những thiết bị kia. Trong khi đó phần mềm quản lý lại có thể trực tiếp đồng bộ và kết nối được với chúng, khiến việc bán hàng trở nên đơn giản, thuận tiện hơn, mọi công đoạn đều theo quy trình chung.
3. Hạn chế thất thoát
Điểm mà tôi tâm đắc nhất ở phần mềm quản lý cửa hàng máy in là khả năng hạn chế thất thoát tốt. Nhờ vào việc kiểm soát chặt chẽ thông tin hàng hóa, thông tin xuất – nhập kho mà bạn có thể phát hiện ra điều bất thường ngay lập tức, không phải đợi đến lúc kiểm kho mới biết. Trong quá trình bán hàng, mọi giao dịch của nhân viên đều được lưu trữ vào lịch sử, chỉ cần so sánh một chút bạn sẽ biết nhân viên đó có gian dối hay không, có ăn chặn tiền khách hay âm thầm “giấu” đồ. Đây là điều mà các phương thức quản lý cũ rất khó làm được.
4. Quản lý từ xa
Điều mà chắc chắn sổ sách hay bảng tính excel không thể làm được cho bạn đó là hỗ trợ quản lý từ xa. Bạn nghĩ sao nếu một ngày đang vui vẻ du hí mà vẫn có thể biết tình hình buôn bán ở nhà ra sao? Thậm chí dù cách xa cả nghìn cây số bạn hoàn toàn điều hành được công việc trong cửa hàng mình. Điều không tưởng ấy đã biến thành hiện thực bằng ứng dụng di động trên cả hai hệ điều hành iOS và Android của phần mềm bán hàng. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng thì khoảng cách đã không còn là vấn đề khi quản lý cửa hàng nữa.
Trên đây là 4 trong rất nhiều lợi ích mà phần mềm quản lý cửa hàng máy in có thể mang lại cho bạn. Nếu vẫn còn chần chừ thì hãy đăng ký dùng thử miễn 15 ngày để trải nghiệm nhé!
Đọc thêm bài viết khác tại đây:
Những tác hại khi không sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp
Ngày tàn của phần mềm quản lý bán hàng truyền thống đã đến?
Kinh Doanh Việt – Phần mềm quản lý mua hàng kết hợp bán hàng
