Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi chuyện nợ nần, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng bán lẻ. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách, quy trình và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với các bạn những bí quyết quản lý công nợ hiệu quả, giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng mình như thế nào.
-
Quản lý công nợ của khách hàng
Lập chính sách chi trả rõ ràng
Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không? Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ? Số nợ này cần được thanh toán trong thời hạn bao lâu? Giả sử trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?
Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách nên được treo tại vị trí dễ thấy để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.
Có quy trình thu nợ
Thực tế không phải khách hàng cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ shop phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.
Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng, ai là người đi đòi nợ, trước khi đi cần nhắc nhở khách bằng phương thức nào, sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi, khi đòi được tiền cần đưa lại cho ai, nếu chưa đòi được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng. Khi mọi bước trong quy trình được viết ra chi tiết, rõ ràng bạn sẽ dễ kiểm soát hơn, khi xảy ra vấn đề (VD thái độ nhân viên thu nợ hách dịch) cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.
Chọn cách đòi nợ
Có câu thế này: “cho vay thì đứng, đòi nợ thì quỳ”, ý nói chuyện thu nợ gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu vì khách hàng trù trừ chưa chịu trả, khách viện cớ để hoãn nợ. Như vậy bạn cần phải chuẩn bị sẵn một số cách đòi nợ dự phòng với các trường hợp khách quá “lầy”, dưới đây là một số phương án bạn có thể tham khảo:
– “Khủng bố” khách hàng bằng tin nhắn, điện thoại, email: Cứ cách một quãng thời gian bạn lại “nhắc nhở” về món nợ một lần, nếu khách không muốn bị làm phiền thì buộc phải thanh toan sớm.
– Đòi nợ từ người thân của khách: Có thể khách hàng không cảm thấy ngại khi “lầy” tiền nợ nhưng chưa chắc người thân của họ cũng vậy. Bạn có thể đến gặp, làm thân và thủ thỉ tâm sự về món nợ mà con hoặc anh chị em của họ đang thiếu bạn. Mặc dù chưa chắc những người đó sẽ trả nợ thay nhưng cũng góp một phần tác động đến các vị khách kia.
– Thuê dịch vụ đòi nợ: Đối với các món nợ giá trị lớn, trễ hẹn quá lâu bạn nên thuê dịch vụ đòi nợ bên ngoài, họ có những cách rất khéo để khách hàng trả tiền cho bạn.
– Công khai nợ xấu lên Facebook: Cách này chỉ nên áp dụng khi khách quá “lầy” và bạn không muốn tiếp tục bán hàng cho họ nữa, vì việc công khai các thông tin nhạy cảm như thế này sẽ làm xấu mối quan hệ giữa hai bên.
Chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục
Chuyện đòi nợ vốn dĩ đã là một vấn đề nhạy cảm, vì vậy nếu muốn lấy được tiền thì người đi đòi nợ phải thật khéo léo. Bạn không nên chọn những người nóng tính, bộp chộp, kỹ năng xử lý tình huống kém, mà hãy chọn người kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát.
Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ
Tỷ lệ khách khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.
-
Quản lý công nợ với nhà cung cấp
Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp
Khi làm việc với nhà cung cấp về chuyện nhập hàng, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán. Hãy làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và trả bao nhiêu phần trăm. Khoảng thời gian này càng dài thì bạn càng có lợi, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.
Gửi bảng xác nhận công nợ
Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian.
Trên đây là một số kinh nghiệm quản lý công nợ mà các cửa hàng bán lẻ cần nhớ. Tuy nhiên, nếu muốn đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Để dễ dàng lưu trữ và thống kê công nợ bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng thông minh có bộ nhớ lớn. Phần mềm này sẽ tự động kết xuất báo cáo tổng nợ cho bạn, đồng thời còn thêm chức năng cảnh báo đối với những khoản nợ tới hạn mà chưa được thanh toán. Muốn biết phần mềm có phù hợp với cửa hàng của bạn không thì hãy nhấp vào nút đăng ký dùng thử dưới đây để trải nghiệm 15 ngày sử dụng miễn phí nhé!
