Quản lý hàng tồn kho là một trong những khâu quan trọng trong kinh doanh, nhất là bán lẻ. Chuyên gia đào tạo quản lý Ashok Rao cho rằng các công ty có thể gia tăng lợi nhuận của họ từ 20 đến 30% hoặc nhiều hơn nhờ vào việc biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Trong khi hiện nay, công nghệ hiện đại, các thiết bị cũng thông minh hơn, giúp cho công việc quản lý hàng tồn kho của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn giản là mua thêm các sản phẩm mới, đếm số lượng hàng trong kho còn bao nhiêu, công việc quản lý có lẽ còn nhiều hơn thế. Bạn cần phải biết bổ sung những sản phẩm gì, loại mặt hàng nào? khi nào cần nhập hàng và mua số lượng bao nhiêu? Nắm được những mặt hàng bán chạy, những xu hướng sản phẩm hot là những yếu tố quan trọng, nó quyết định hiệu quả trong quản lý kho hàng. Vậy để làm tốt quản lý hàng tồn kho, bạn cần chú ý đến những điểm nào? Hãy tham khảo những chia sẻ của chúng tôi nhé:
1. Mối quan hệ hàng tồn kho và dòng tiền
Vấn đề dòng tiền luôn là khó khăn phổ biến nhất mà các doanh nghiệp gặp phải và chúng thường là dấu hiệu đầu tiên của khó khăn tài chính. Theo các báo cáo tài chính, việc ràng buộc tiền với hàng tồn kho có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến dòng tiền của công ty. Vậy quản lý hàng tồn kho hiệu quả chính là cách bạn giải thoát cho dòng tiền đang tồn đọng. Thoạt đầu nhìn vào, thì có vẻ như các mặt hàng đắt tiền nhất trong kho của bạn sẽ nhận được sự chú ý nhiều nhất. Nhưng trên thực tế, các mặt hàng ít tốn kém nhưng có tỷ lệ doanh thu cao hơn sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn nhiều hơn so với các mặt hàng tốn kém, hãy ưu tiên cho nhu cầu hàng tồn kho của bạn. Chia hàng tồn kho thành các nhóm A-B-C, phân loại chúng, tùy thuộc vào tác động giá trị mà chúng có đối với công ty. Sau đó bạn có thể tích trữ nhiều mặt hàng quan trọng A trong khi vẫn giữ các mặt hàng B và C ở mức dễ quản lý hơn.
Trong một doanh nghiệp, bạn chắc chắn biết được mặt hàng nào là chủ đạo, là sản phẩm nổi bật. Một khi bạn hiểu được mặt hàng nào là quan trọng nhất, bạn sẽ có thể cân bằng nhu cầu với chi phí, để chỉ tích trữ đủ những gì bạn cần ở một mặt hàng nhất định. Có thể nói, mối quan hệ dòng tiền và hàng trong kho là cực kỳ logic, đưa ra những quyết định sai, chắc chắn bạn sẽ gặp khó khăn trong vấn đề tài chính.
2. Duy trì đủ hàng tồn kho
Hoạt động này nếu nghe qua thì có vẻ dễ dàng để thực hiện nhưng nếu doanh nghiêp bạn có nhiều mặt hàng và có quy mô dạng khá trở nên thì công việc quản lý hàng tồn kho phức tạp hơn nghĩ nhiều. Hàng tồn kho cơ bản của bạn nên được phân loại một cách hợp lý và cần phải đủ lớn để trang trải hoạt động kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Trong quá trình khởi nghiệp, vì không có doanh số bán hàng thực tế và số liệu tồn kho từ các năm trước, bạn phải dự kiến doanh số năm đầu tiên dựa trên kế hoạch kinh doanh của mình. Khi tính toán lượng hàng tồn kho cơ bản, bạn cũng phải tính toán cả thời gian chờ, khoảng thời gian từ lúc đặt hàng lại đến lúc nhận được sản phẩm.
Lượng hàng tồn kho không đủ đồng nghĩa với doanh số bán hàng bị bỏ lỡ và việc đặt hàng lại tốn kém, mất thời gian. Việc thiếu hụt nguyên liệu hoặc các thành phần quan trọng đối với quá trình sản xuất của bạn cũng đồng nghĩa với chi phí hoạt động tăng lên. Một cách để bảo vệ bạn khỏi sự thiếu hụt đó là xây dựng một mức biên an toàn cho số lượng hàng tồn kho cơ bản.
Nếu công việc quản lý làm bạn mất nhiều thời gian, khó kiểm soát từng hoạt động, một sáng kiến mà chúng tối muốn bạn trải nghiệm đó là sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, với phần mềm này có lẽ bạn sẽ không phải để ý đến quá nhiều đầu công việc. Bạn thậm chí có thể kiểm soát hàng tồn kho ngay tại quầy tính tiền với hệ thống phần mềm quản lý bán hàng. Chỉ với một thao tác cài đặt trên máy tính cá nhân, bạn có thể kiểm soát được lượng hàng hóa xuất, nhập, những mặt hàng đang có trong kho, hàng tồn kho là bao nhiêu, gồm những loại nào? Thậm chí là bạn có thể quản lý cả nhân viên của mình, nếu bạn không có mặt tại cửa hàng. Công nghệ hiện đại thật tuyệt vời phải không ạ?
3. Theo dõi hàng tồn kho
Một hệ thống theo dõi hàng tồn kho tốt sẽ cho bạn biết những hàng hóa nào còn trong kho, những gì cần đặt hàng, khi nào hàng sẽ đến và những gì bạn đã bán ra. Mặc dù phương pháp thủ công vẫn có vị trí của mình, rất nhiều doanh nhân ngày này đã tìm ra rằng công nghệ thông tin đem đến cho họ phạm vi thông tin rộng hơn trong khi các phần mềm đó lại dễ dàng quản lý.
Một vấn đề khi theo dõi hàng tồn kho quan trọng khác đó là, tránh dư thừa hàng tồn kho là điều đặc biệt quan trọng đối với những công ty sở hữu các dòng sản phẩm theo mùa vụ, chẳng hạn như quần áo, phụ kiện nhà cửa, các mặt hàng và quà tặng ngày lễ tết. Tuy nhiên, cho dù bạn kinh doanh mặt hàng gì, dư thừa hàng tồn kho là điều cần tránh. Việc này gây tốn kém tiền bạc cho chi phí bổ sung, gia tăng món nợ đối với khoản vay để mua hàng tồn kho dư thừa, tốn kém tài sản cá nhân bổ sung vào hàng tồn kho không bán được và chi phí bảo hiểm tăng lên. Việc mua hàng tồn kho dư thừa cũng làm giảm tính thanh khoản của bạn – điều này có thể tránh được.
Bạn muốn quản lý hàng tồn kho tốt ư?
Những tính năng nổi bật đối với một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đơn giản sẽ giúp bạn:
– Dễ sử dụng: Một phần mềm có giao diện đồ họa thân thiện với người dùng chắc chắn sẽ được nhiều người tìm kiếm
– Giá cả: Các hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thường cung cấp nhiều cách khác nhau để theo dõi giá cả, bạn có thể tùy chỉnh phụ thuộc vào nhu cầu của mình.
– Cập nhật thông tin sản phẩm thường xuyên: Sau khi việc bán hàng được nhập vào, các hệ thống này sẽ tự động cập nhật quản lý hàng tồn kho và các hồ sơ khoản phải thu.
– Bảo mật: Trong bán lẻ, tất nhiên điều quan trọng là kiểm soát chặt chẽ hóa đơn tiền mặt để ngăn chặn thất thoát. Hầu hết các hệ thống này đều cung cấp công cụ để bạn có thể theo dõi bất kỳ vấn đề nào.
