Chẳng riêng gì trong truyền thống mà với dân kinh doanh online thì mấy tháng cuối năm cũng là thời điểm buôn bán rầm rộ nhất, các chương trình giảm giá liên tục được tung ra để kiếm về cả trăm đơn hàng một ngày. Điều này tất nhiên là tốt, nhưng sẽ trở thành vấn đề lớn nếu bạn không thể làm tốt khâu vận chuyển. Vì chỉ cần chọn shipper không chuẩn là tiền lãi sẽ sụt giảm, hay trong quá trình vận chuyển gặp vấn đề trục trặc cũng dễ mất khách. Vậy thì hãy tham khảo ngày 5 điều cần đặc biệt lưu ý khi ship hàng vào dịp lễ Tết ngay sau đây.
-
Lên lịch hẹn ship hàng cho khách
Dịp cuối năm lễ Tết ai cũng bận rộn, vì vậy khách thường dễ mất kiên nhẫn hơn khi chờ đợi hàng được chuyển đến sau khi đã đặt với chủ shop hoặc đã chuyển khoản xong xuôi. Để trấn an người mua bạn nên có một lịch hẹn ship hàng cụ thể cho họ, ví dụ sau khi xác nhận đơn hàng vào ngày 29/11, hãy gửi thông báo là hàng đã được đóng gói và chuyển đi vào ngày 30/11, dự kiến đến tay khách ngày 2/12 chẳng hạn. Khi bạn đưa ra những mốc thời gian chính xác khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn.
Việc lên lịch hẹn không phải thích thì hẹn khách ngày nào cũng được, bạn thậm chí phải lập một bảng biểu chi tiết vì lúc đó số đơn bạn nhận rất nhiều, rất dễ bị quên hoặc lỡ mất vài ngày. Và hậu quả thì chắc không cần nói bạn cũng quá rõ ràng, thế nên cứ cẩn tắc vô áy náy.
-
Gói sẵn hàng hóa
Kinh doanh online có một lợi thế là bạn không phải trưng bày sản phẩm lên kệ, giá treo, như vậy sẽ giảm bớt được một công đoạn rắc rối. Nếu là bình thường khi có khách đặt bạn mới bắt đầu đóng gói để chuyển hàng đi, nhưng đến dịp lễ Tết bạn hầu như không có thời gian để làm các việc đó vì đơn hàng quá nhiều, bạn vừa phải lo nhập thêm lô mới vừa phải tư vấn cho khách. Để tiết kiệm công sức và thời gian thì ngay sau khi nhập hàng bạn nên phân loại và đóng gói luôn, xác nhận đơn với khách xong là có thể mang đi ship ngay.
-
Luôn có phương án shipper dự phòng
Nhiều chủ shop bán hàng online do không dự đoán trước được số đơn hàng sẽ tăng đột biến vào cuối năm nên hay gặp phải các vấn đề về nhân lực shipper. Trường hợp dễ thấy nhất là shipper không đủ, không kịp “chạy show” dẫn đến lỡ hẹn với khách, khiến khách bực bội. Một số shop phải chữa cháy bằng cách huy động người thân đi ship hàng hộ hoặc nhờ xe ôm, nhưng chắc chắn chi phí bỏ ra sẽ cao hơn nhiều, lại không nhanh chóng bằng shipper chuyên nghiệp. Để tránh những lúc như vậy bạn phải luôn có phương án shipper dự phòng, làm việc trước với 2 đến 3 shipper khác ngoài nhân viên chính của shop để liên hệ họ khi cần.
Ngoài ra, thời điểm cuối năm người tiêu dùng rất dễ mất kiên nhẫn nên để khiến họ hài lòng bạn phải đẩy nhanh tốc độ ship hàng. Nếu ship nội tỉnh bạn chỉ nên giới hạn tối đa trong khoảng 12 – 24 tiếng, nếu ship ngoại tỉnh thì từ 3 ngày đổi lại là thích hợp. Trong trường hợp gặp bất cứ vấn đề nào khi vận chuyển hãy báo ngay cho khách hàng, đừng để họ chờ đợi rồi khiếu nại mới xin lỗi.
-
Ship hàng nhưng đừng quên tiếp thị
Dịp lễ Tết là thời điểm rất tuyệt vời cho các chương trình quảng cáo, bạn nên tận dụng điều này ngay trong khâu ship hàng. Đơn giản chỉ cần in vài thông tin về chương trình giảm giá nhân dịp Giáng sinh lên vỏ hộp, túi nilon đựng đồ là được. Hoặc kì công hơn bạn có thể tặng khách hàng những món quà nhỏ bất ngờ như một tấm thiệp mừng năm mới, một chiếc bít tất Noel,… Tất cả những điều này tuy nhỏ nhưng lại làm tăng độ hài lòng của khách hàng về shop của bạn, đồng thời gián tiếp quảng cáo thương hiệu đến nhiều người hơn, lợi ích thu về đủ lớn so với công sức bạn bỏ ra.
Quản lý giao hàng bằng phần mềm
Hầu hết các shop hiện nay đều quản lý giao hàng bằng phương pháp thủ công, hoặc ghi chép lại trên sổ sách hoặc chỉ đơn giản ghi chú vài dòng sơ sài. Nếu là ngày thường thì điều này không gây ảnh hưởng lớn đến quá trình bán hàng, nhưng đặc biệt vào dịp lễ Tết hoặc đợt khuyến mãi thì rất dễ tạo ra sai lầm. Lúc đó đơn đặt hàng của khách rất nhiều, các chủ shop thường không kịp liên hệ với bên dịch vụ ship hàng hoặc nếu có cũng không theo dõi sát sao được. Hậu quả là ship hàng muộn cho khách, tệ hơn thì đơn hàng thất lạc vừa mất tiền vừa mất uy tín.
Quản lý giao hàng bằng phần mềm có thể rút ngắn 50% thời gian vận chuyển
Muốn tránh tình trạng trên thì các chủ shop nên sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng quản lý vận chuyển. Thông thường những phần mềm này sẽ được đồng bộ hai chiều với các đơn vị vận chuyển uy tín như Viettel Post, Giao Hàng Nhanh,… nên đơn hàng của bạn sẽ tự động được chuyển đến đơn vị giao hàng sau khi hoàn tất, đồng thời bạn cũng dễ dàng cập nhật được trạng thái của đơn hàng đó, xem shipper đã đến nhận chưa, mấy giờ thì giao, mấy giờ thì đến chỗ khách,… Nhờ vậy mà bạn có thể tiết kiệm tới 50% thời gian giao hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ khi phục vụ người mua. Ngoài ra phần mềm cũng hỗ trợ bạn quản lý chi phí vận chuyển, số tiền thu hộ một cách chi tiết, tránh trường hợp shipper “bùng” tiền, bùng “hàng”. Bạn có thể nhấp ngay vào link dưới để trải nghiệm thử tính năng thú vị này miễn phí 15 ngày!
Trên đây là 5 lưu ý cần nhớ khi các shop kinh doanh online ship hàng cho khách trong dịp lễ Tết. Hi vọng bạn sẽ có một mùa kinh doanh bội thu.
