Chọn phần mềm quản lý bán hàng cũng giống như tuyển một nhân viên mới vậy, việc thành công phụ thuộc vào việc nhân viên đó giỏi hay có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không. Chọn phần mềm quản lý bán hàng cũng vậy cần chọn đúng phần mềm phù hợp với đặc thù kinh doanh sản phẩm mới đem lại hiệu quả cao. Đọc trên các forum thấy rất nhiều người lên mạng tìm giải pháp phần mềm (quy mô nhỏ) kiểu “Mọi người ơi ai biết phần mềm quản lý bán hàng nào không, mình đang mở cửa hàng mà nhiều phần mềm quảng cáo quá không biết lựa chọn bên nào”. Thực ra mỗi quy mô, mỗi mô hình kinh doanh sẽ có những đặc thù riêng và sẽ có những phần mềm phù hợp với mình nhất (chứ không phải tốt nhất, số 1 này nọ). Sau đây là 5 bước để giúp bạn chọn một phần mềm phù hợp.
Bước 1. Lên các yêu cầu của bạn: Bạn đã kinh doanh thì phải biết qua quy trình quản lý của bên bạn, các công việc tiến hành ra sao, kết quả mong muốn nhận được là gì. Tuy nhiên để viết những yêu cầu của mình ra 1 cách chuyên nghiệp cho người khác hiểu thì ko phải là dễ vì thế cách nhanh nhất là làm bước 2 nhưng để tham khảo đã.
Bước 2. Lên danh sách các nhà cung cấp phần mềm mà bạn đang đi tìm: Bạn dùng google tên loại phần mềm mà bạn mong muốn sử dụng. Từ kết quả tìm kiếm, bạn có thể truy cập website của họ tham khảo các tính năng, chức năng của phần mềm (tài liệu giới thiệu). Sau đó quay lại bước 1 để hoàn thiện yêu cầu của bạn.
(Chú ý: Không phải cứ thích là bê nguyên về, phải xem có phù hợp với quy mô của mình hay không đã)
Bước 3. Lựa chọn 3 nhà cung cấp (NCC) tới demo phần mềm: Sau khi tìm hiểu chán chê các nhà cung cấp cùng sản phẩm của họ. Bạn sẽ lọc ra 3 nhà cung cấp mà bạn “ưng ý nhất” (và giá cả sát với kế hoạch mà bạn dự chi cho việc mua phần mềm) rồi gọi họ tới demo. Trong quá trình demo, bạn sẽ tự rút ra được ai là nhà tư vấn chuyên nghiệp trong lĩnh vực mà bạn tìm kiếm. Ví dụ: Nếu họ cứ giới thiệu chức năng PM của bạn mà chẳng quan tâm tới cách bạn đang quản lý ra sao, hoặc họ không đưa ra được quy trình hoạt động đối với quy mô, ngành nghề của bạn mà chỉ nhăm nhăm nói về sản phẩm của họ thì tốt nhất nên giải tán để gọi nhà cung cấp khác tới.
Bước 4. Chốt lấy 1 NCC ưng ý nhất: Nếu bạn đã chọn được 1 nhà cung cấp & sản phẩm ưng ý thì bạn hãy cố gắng hợp tác cùng họ để tiến hành triển khai phần mềm cho bên bạn. Dĩ nhiên ở bước này bạn cũng phải xem xét họ về tính chuyên nghiệp trong việc triển khai sản phẩm.
Còn nếu ko có NCC nào thỏa mãn (về sự chuyên nghiệp trong sản phẩm và dịch vụ tư vấn, về thái độ hợp tác,…) thì bạn lặp lại bước 3
Bước 5. Giữ thông tin liên lạc với dịch vụ hỗ trợ của NCC
Việc kinh doanh là việc của bạn, phần mềm là công cụ hỗ trợ cho việc kinh doanh của bạn, vì thế hơn ai hết, bạn phải nhiệt tình trong việc tìm hiểu, tiếp nhận phần mềm và thực sự hợp tác tích với nhà cung cấp để đưa phần mềm vào công việc quản lý của bạn. Có rất nhiều chủ cửa hàng nói với bên cung cấp phần mềm là “Em nhập hàng hộ chị”. Họ sẽ sẵn sàng nhập cho bạn nhưng thực ra nếu bạn không nhập thì sẽ không làm quen được với các thao tác trên phần mềm. Vả lại, các số liệu kinh doanh (tên hàng, giá cả,…) là thông tin quan trọng và bí mật của bạn, vì thế nếu bạn để cho người khác nhập là điều không hợp lý (vì đó ko phải là công việc chính của họ). Bạn thử tưởng tượng giá 1 mặt hàng là 100,000đ thôi, và nhân viên triển khai mà nhờ nhập hộ nhập là 10,000đ (vì họ nhập vội để kết thúc sớm việc triển khai) thì lúc bán hàng bạn sẽ lỗ thế nào nếu không sớm phát hiện được ra giá hàng đó bị sai.
Việc học thành thạo một phần mềm ngay lập tức là điều không thể, vì thế trong quá trình sử dụng, các bạn nên lưu các thông tin liên lạc với bên nhà cung cấp (các nick hỗ trợ online, số điện thoại hỗ trợ, số hotline, các nguồn bài viết về nghiệp vụ, về hướng dẫn sử dụng phần mềm…) để trong quá trình sử dụng bạn có thể trao đổi với nhà cung cấp được nhanh chóng hơn.
