Cải thiện hoạt động tại kho hàng là một trong những công việc vô cùng phức tạp trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Bài viết dưới đây sẽ đưa đến cho bạn 13 giải pháp phổ biến mà bạn có thể áp dụng trong quản lý kho để đạt được hiệu quả cao nhất.
1. Tổ chức, sắp xếp khoa học.
Phân chia nhà kho của cửa hàng theo từng khu vực dựa trên các thuộc tính khác nhau của hàng hóa (mẫu mã, màu sắc chất liệu…). Điều này sẽ làm đơn giản hóa công tác lấy hàng ra khỏi kho cũng như dễ dàng xác định số lượng hàng tồn kho.
Đọc thêm bài viết 5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng (P1)
2. Thực hiện kiểm kê theo chu kì
Bạn nên tạo thói quen cho nhân viên cửa hàng trong việc thực hiện chu kì quản lý kho hàng thường xuyên, kiểm kê liên tục, ít nhất 1 tuần 1 lần để giảm thiểu rủi ro sai số. Điều này nghe có vẻ khó khăn và tốn kha khá thời gian, tuy nhiên tính chính xác cũng như hiệu quả hoạt động sẽ tăng gấp nhiều lần so với trước đây.
3. Thường xuyên thay đổi cách bố trí, sắp xếp hàng hóa
Theo thống kê, có tới 60% các hoạt động của nhân viên kho lấy hàng trong một ngày là di chuyển. Chính vì thế việc tối ưu hóa thời gian dành cho những việc này là một ý tưởng tuyệt vời. Một chiến lược được coi là thông minh nếu nó tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như số lao động cửa hàng cần tuyển.
Thường xuyên cập nhật vị trí sắp xếp hàng hóa trong quy trình quản lý kho sẽ giúp việc tìm kiếm mã hàng hóa được dễ dàng và thuận tiện hơn, từ đó lợi nhuận chung cho cửa hàng sẽ tăng cao. Việc để nguyên các sản phẩm tại một vị trí trong vòng nhiều năm và không thay đổi chính là công thức gây lãng phí rất nhiều thời gian để tìm kiếm cũng như tiền bạc.
Đọc thêm bài viết Quản lí kho theo mùa vụ: giải pháp tối ưu cho các nhà bán lẻ
4. Sử dụng các phần mềm quản lý để đạt hiệu suất tối đa.
Công cụ quản lý này sẽ giúp bạn kiểm soát kho hàng cũng như nhân viên phụ trách thực tế một cách dễ dàng.
Bạn sẽ nắm bắt được các hoạt động làm việc của từng nhân viên tương ứng với nhiệm vụ mà họ được giao.
Bạn sẽ nắm bắt được tình hình hàng tồn kho, chi tiết các giao dịch từ kho và có kế hoạch bổ sung hàng kịp thời, không ảnh hưởng đến hoạt đông kinh doanh
5. Lập kế hoạch và chọn lựa đơn hàng.
Quy trình thiết lập cũng như phân loại đơn hàng, sản phẩm nào sẽ được gửi đi, gửi cho ai và khi nào gửi.
Đọc thêm bài viết 27 Kinh nghiệm quý báu trong Quản trị tinh gọn (Lean)
6. Tập trung vào sự bổ sung hàng tồn kho.
Điều này liên quan tới tần số lặp lại, phương pháp luận và các phương pháp chọn lựa. Hàng tồn kho có dễ dàng bổ sung như khi chúng ta lấy nó ra khỏi cửa hàng hay không? Trong trường hợp này phương pháp logic trật tự có thể giúp bạn xác định cả quá trình nhận hàng cũng như vị trí của hàng hóa dư thừa trong kho.
7. Bảo đảm sự vận hành của nhà kho.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một chuỗi cung ứng an toàn và ít có sự biến động sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
8. Đo lường công việc thường xuyên
Đây là công việc quan trọng và bắt buộc. Bạn chỉ có thể thay đổi, quản lý tốt hơn nếu biết tình hình thực tế của kho hàng cũng như nhân viên.
Kịp thời kiểm điểm, xử lí sai lầm của bộ phận nhân viên làm sai quy trình chuẩn đã đề ra. Đồng thời, công việc này còn giúp bạn có thể tìm ra lỗ hổng “chết người” trong việc quản lý kho hàng đã tồn tại nhiều năm.
9. Đảm bảo kho hàng có đủ ánh sáng cần thiết
Việc sử dụng ánh sáng một cách hợp lý sẽ giúp tăng hiệu quả công việc. Khi một nhà kho sử dụng rất nhiều giá để đồ, xếp nối tiếp nhau thì việc phân bổ ánh sáng sẽ kém đi. Việc sử dụng các phương tiện chiếu sáng đúng cách có thể làm giảm các lỗi không đáng có trong quá trình kiểm hàng. Chúng tôi không nói tới vấn đề tiết kiệm năng lượng ở đây.
Đọc thêm bài viết Những sai lầm nghiêm trọng cần tránh khi quản lý kho hàng
10. Thuê người quản lý nhà kho.
Một người quản lý kho có thể làm các việc từ kiểm soát các hoạt động tại kho hàng cho tới sắp xếp, phân bổ các đơn hàng sao cho hợp lý. Họ cũng có thể đưa ra các bản kế hoạch để tối ưu hóa hoạt động tại kho hàng. Hãy lựa chọn một người thực sự linh hoạt, chăm chỉ, yêu thích làm việc với các con số cho vị trí này.
11. Áp dụng thực tiễn và rèn luyện nhân viên thường xuyên
Nhân viên ngoài những gì cơ bản đã được học trong sách vở thì nên được đào tạo thêm về nghiệp vụ các hoạt động, công việc đặc trưng của cửa hàng. Họ cần phải hiểu mình đang ở đâu và nhiệm vụ của mình là gì. Họ luôn phải đặt ra cho mình những câu hỏi công ty của mình sẽ kinh doanh như thế nào? Hay những gì mình cần để cải thiện quy trình tốt hơn?
Bất kì nhân viên mới nào cũng cần được đào tạo bài bản, thậm chí việc đó phải được lặp đi lặp lại cho tới khi nào họ trở nên chuyên nghiệp mới thôi. Để làm được điều này đòi hỏi bạn luôn tìm hiểu thực tế, phải có những kĩ năng mới và đảm bảo nó sẽ phù hợp với môi trường làm việc tại cửa hàng của bạn. Tốt nhất những tài liệu mà bạn sẽ chia sẻ với nhân viên mới nên được tập hợp và cất giữ riêng.
Thông thường, những nhân viên đã được đào tạo quản lý kho bài bản sẽ ít gặp phải những sự cố cũng như tai nạn nghề nghiệp bởi tất cả họ đều đã được luyện tập rất kĩ lưỡng tại những buổi đào tạo kĩ năng trước đó.
Đọc thêm bài viết 9 lời khuyên giúp bạn quản lý kho hàng được tốt hơn P1
